NF-e: 5 perguntas e respostas para entender mais

NF-e: 5 perguntas e respostas para entender mais

Na semana passada eu comentei com vocês sobre a NF-e. O tema foi abordado na seção #ClicoResponde com a seguinte dúvida: “Afinal, sou obrigado, ou não, a emitir Nota Fiscal Eletrônica“? Como eu não conhecia muito desse assunto, fui pedir ajuda para o Marco Zanini, que é responsável pela empresa NFe do Brasil , para nos ajudar a entender mais nf-e. Ele me deu uma aula que, além de gerar o primeiro post, rendeu este segundo aqui, mais completo.

Vou estruturar em forma de perguntas e respostas para ficar como um guia de verdade para você:

1. Como emitir nota fiscal eletrônica?

Marco Zanini: No caso das notas de produtos existe algumas formas de fazer isso. A primeira* e mais simplista hoje é usar uma aplicação que o governo que é disponibilizada gratuitamente: basta entrar no site da Secretaria da Fazenda, baixar e começar a emitir.

Vantagem: não tem custo.

Desvantagem: não armazena nem faz a gestão das notas é preciso salvar os arquivos em sua máquina, além, claro, de manter um backup.

A segunda forma é utilizar um portal de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, que funciona como um site de internet banking. Além de emitir a nota, você consegue fazer autenticação, armazenar as notas já emitidas e fazer a gestão dos documentos (a Lei Brasileira obrigada a guardar esse tipo de documento por cinco anos). Estes sites normalmente cobram uma assinatura mensal para fornecerem o serviço e há, ainda, custo por emissão de nota.

Vantagem: 100% feito via web. Ter um dispositivo conectado à internet resolve toda a questão (e o usuário não precisa se preocupar com armazenamento, gestão da notas e backup).

Desvantagem: é pago.

A terceira forma é a empesa ter um sistema de gestão (Software), que chamamos de ERP, que possuam solução integrada de Nota Fiscal Eletrônica.

Vantagem: sistemas permitem o controle da gestão da sua empresa como um todo, incluindo fluxo de caixa, controle de estoque, etc.

Desvantagem: é pago e costuma ser mais caro que somente o portal de emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

2. Meu contador disse que pode emitir as notas fiscais eletrônicas para mim. Como eu procedo neste caso?

Marco Zanini: Se for um pequeno emissor que presta serviço, emite poucas notas por mês, a alternativa do contador emitir a nota funciona. Mas se sua empresa vender produtos, por exemplo, não dá. Imagina montar uma loja de roupas, uma perfumaria. O cliente chegou no seu balcão e comprou um vidro de perfume – e nesta hora, você precisa ligar para seu contador emitir a nota. É inviável.

3. Quanto custa a NF-e?

Marco Zanini: lembrando que tem serviços gratuitos, em primeiro lugar. Mas vamos pensar nos serviços pagos: emitir nota fiscal eletrônica deve ser pelo menos 50% mais barato do que emitir em papel. Quando não existia Nota Fiscal Eletrônica, a empresa era obrigada a ir na Secretaria da Fazenda solicitar  uma autorização para emissão de talões das notas. Depois disso, ia a uma gráfica, que produzia os talões (normalmente, tinha um número mínimo para realização do serviço, como, por exemplo a impressão de dez talões por vez a um custo médio de R$ 3 mil). A NF-e tira essa obrigatoriedade.

Do ponto de vista de custo e meio ambiente, não tem mais papel. A única impressão é uma folha sulfite, que pode ser inclusive de papel reciclado, com o número do Danfe, que vem junto da mercadoria.

Mas voltando ao preço, um portal cobra, em média:

– pequenos volumes (até cem notas por mês): de R$ 1 a R$ 1,50 por nota

– médios volumes (até mil notas): R$ 0,50 por nota emitida

– grandes volumes (acima deste total): R$ 0,35 a R$ 0,40 por nota emitida

4. Se meu município me obrigar a emitir e eu continuar usando o papel, quais os riscos?

Marco Zanini: se a NF-e é obrigatória, o talão de papel perde totalmente o valor. Vira uma nota fria. A empresa precisará se legalizar.

5. Quais cuidados diferentes de gestão  tenho que ter com a NF-e?

Marco Zanini: O primeiro é a emissão da nota que, por si só, não é o mais complicado neste processo – o mais complicado é o armazenamento e gerenciamento disso. É preciso que suas notas sejam fáceis de serem identificadas e acessadas caso a Receita peça elas para você em alguma situação. Outro cuidado: se alguém emite a nota para você, procure uma pessoa que seja confiável, que sabe que vai guardar aquele documento. Terceiro: se você emite as notas via um sistema de gestão (ERP), veja se ele segue a legislação vigente. No caso da NF-e de produtos, quando um lojista compra uma mercadoria de um fornecedor, por exemplo, ele é obrigado a validar essa nota junto à Secretaria da Fazenda, comprovando sua legalidade. Existem sistemas que validam todas essas informações e outros sistemas que não invalidam nada. Então, informe-se como está estruturado o seu sistema de gestão.

Uma dica: tome mesmo muito, mas muito cuidado com as suas notas. Se o Fisco lhe pedir uma para comprovar uma transação e você não tiver, a multa é de R$ 5 mil por nota. Por isso, sempre faça backup!

Espero que estas explicações do Marco tenham sido proveitosas para você. Se tiver alguma dúvida, é só mandar! Você sabe que o #ClicoResponde toda sexta-feira uma questão de empreendedor, não é?

Até a próxima!

*[ATENÇÃO: ESSE CONTEÚDO FOI PUBLICADO EM MARÇO DE 2014, EM 2017 HOUVE UMA ATUALIZAÇÃO DAS REGRAS DE EMISSÃO, JÁ QUE A SECRETÁRIA DA FAZENDO TIROU DO AR O EMISSOR GRATUITO, CLIQUE AQUI E VEJA O CONTEÚDO MAIS ATUAL SOBRE O ASSUNTO]

Mateus Pinto
Mateus Pinto

Publicitário com 20 anos de experiência. Mateus é diretor de arte da Globalweb corp e Co-fundador da agência de Marketing Digital Neoside.

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4 comentários em “NF-e: 5 perguntas e respostas para entender mais”

  1. Abri minha empresa (limitada, com 02 sócios) no Simples para trabalhar como PJ, emitindo 01 NFe por mês (eu mesmo emito). Recebo no endereço de minha empresa os impostos a serem pagos (um boleto com a cesta de Pagamentos ISS – TFA – TFE – TLIF – TRSS). A declaração IRPJ da empresa é muito simples. A pergunta é : preciso pagar um contador todo mês para fazer somente isso ?

  2. Olá?!
    quero começar utilizar NF-e, gostaria de saber se ao baixar um sistema que emita notas fiscais, gostaria de saber como preenche-la ou coisa assim, pois estou boiando. rsrsrs

  3. Pergunta, o cliente exportação quer que eu tire nota assim Ex: 01 trator agrícola série: tal motor: tal com 01 arado me 3 discos, preço…..:_posso fazer isso Tirar 2 produtos. Juntos ou nao?

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