Como estruturar um departamento financeiro na sua empresa

Como estruturar um departamento financeiro na sua empresa

Você é um gestor e precisa montar sua área financeira? Para ajudá-lo criamos 6 dicas para estruturar um departamento financeiro. Leia no Guia!

Como vai, meu amigo empreendedor? Hoje venho falar de um tema que causa certa confusão entre os gestores de uma empresa, seja ela de qual tamanho for. Estruturar um departamento financeiro de um negócio exige um planejamento adequado, disciplina por parte do administrador, além de algumas dicas práticas que você facilmente pode adotar no dia a dia de sua equipe.

Contar com uma boa gestão financeira empresarial pode ser o início disso tudo, mas é preciso mais. Foi pensando nisso que selecionei algumas dicas de como estruturar um departamento financeiro sem problema algum. Ficou curioso? Continue a leitura e entenda do que estou falando!

1. Separe as contas pessoais das profissionais

Esse é um erro comumente cometido pelos gestores. As finanças de seu negócio nunca podem ser misturadas com as contas pessoais, correto? Vou fazer uma alusão para que você entenda sobre o quanto isso pode ser prejudicial.

Em sua casa, há a quantia certa para o pagamento de cada conta correspondente àquele mês. Se você usar o valor da o boleto do fornecimento de energia para pagar outras despesas, vai ter um desfalque, não é verdade? Na empresa é a mesma coisa!

Ao retirar o dinheiro para pagar alguma conta pessoal, as despesas do seu negócio ficarão sem fundo para serem quitadas, mas mais do que isso, você não conseguirá emitir relatórios mais consistentes. Fator que garante que seja possível entender qual setor de seu negócio está trazendo mais lucro, saber a média mensal de despesas com fornecedores, com seus funcionários, entre outros pontos.

Além disso, não se esqueça do seu pró-labore. Ele é a quantia que deve ser destinada ao seu salário todos os meses. Afinal, você também precisa de um retorno para o trabalho exercido.

2. Divida as responsabilidades dentro do departamento financeiro

Pode parecer uma dica óbvia, meu amigo empreendedor, no entanto, muita gente comete esse equívoco dentro de um empreendimento: funcionários do financeiro que não têm uma rotina bem definida. Isso pode resultar em responsabilidades não serem cumpridas a tempo porque outro colaborador acreditava que já tinha lidado com isso.

Imagine só se vocês se esquecem de pagar a conta de algum fornecedor e ele atrasa para enviar novas mercadorias até que a conta seja quitada? Isso trará a maior dor de cabeça! Se o seu negócio for pequeno, uma pessoa consegue efetuar todos as demandas do dia a dia. Porém, à medida que ele cresce, é preciso ter profissionais capacitados para cada demanda, como a gestão de capital de giro.

Com as responsabilidades bem definidas e as demandas estabelecidas de acordo com as tarefas diárias, as chances de algo sair do controle reduzem bastante, pode acreditar.

3. Faça um planejamento estratégico

Talvez seja essa dica uma das mais importantes e que merece sua total atenção, empreendedor. Ele é o ponto de partida para todas as ações que você tomar dentro do seu negócio. A partir desse plano, é possível estabelecer melhorias internas para aumentar as vendas, os funcionários terão suas rotinas mais bem definidas, assim como as metas de cada um e da própria empresa estarão claras para que o faturamento seja satisfatório.

Para estruturar o departamento financeiro, o planejamento estratégico não pode faltar, não é mesmo? Se você focar as suas estratégias a curto prazo, certamente a área não terá um direcionamento adequado.

Por meio do planejamento estratégico é possível estabelecer perguntas como: o que precisa ser feito para que as metas sejam alcançadas? Investimento em marketing, divulgação ou dedicação em novos produtos? Dessa forma, a quantia definida para cada ação estará norteada da maneira mais clara, permitindo uma visão mais ampla do negócio.

4. Faça um fluxo de caixa

Para o controle do departamento financeiro, é preciso controlar as movimentações com periodicidade. Como instrumento que permite que esse quesito aconteça mais facilmente, fazer o fluxo de caixa é o caminho mais apropriado para conseguir organizar o departamento.

Além de controlar as despesas — devido à visão ampla de todas as receitas e gastos — , essa estratégia permite uma melhoria no processo decisório. Fazer o fluxo de caixa diário traz outros benefícios para a empresa, como:

Ou seja, além de permitir uma maior organização do departamento financeiro, o fluxo de caixa traz melhorias para a empresa como um todo. Quem deseja resultados mais eficazes precisa se preocupar com isso, tudo bem?

5. Faça uma gestão adequada de fornecedores

Contar com uma boa gestão dos fornecedores contribui para que a equipe possa otimizar seus gastos. Como o mesmo produto pode exigir diferentes tipos de contratantes, é preciso que todas as informações estejam alinhadas.

Além disso, é possível verificar quais são aqueles que cobram por um preço mais alto do que o convencional, permitindo que a equipe proponha negociações para as próximas demandas.

6. Conte com soluções tecnológicas

Por fim, é essencial que a equipe conte com soluções tecnológicas que contribuam para que o departamento financeiro esteja estruturado. A gestão das folhas de pagamento, por exemplo, pode ser feita de maneira automática por um software, assim como a gestão fiscal.

Um sistema de controle de estoque também permite uma visão ampla de todos os itens disponíveis para a venda, aqueles que têm mais saída e também o que precisa ser feito para que determinado produto atraia mais os seus clientes.

Contudo, aqui, o importante é que o software esteja adequado ao seu negócio. De nada adianta contar com uma ferramenta que tenha muitas funcionalidades se você e sua equipe utilizarão pouquíssimas delas. Nesses casos, isso será um dificultador, pois os funcionários não entenderão a usabilidade, o que resultará em gados de longos períodos do dia.

Neste conteúdo, você pôde entender sobre como estruturar um departamento financeiro em uma empresa. A partir dessas dicas, é possível implementar melhorias que contribuirão significativamente para o seu negócio, meu amigo empreendedor.

Um gestor de sucesso precisa pensar além do que apenas estabelecer boas estratégias de vendas: analisar a sua realidade é essencial para que possa otimizar processos e definir soluções.

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Rodrigo Ventura
Rodrigo Ventura

Rodrigo Ventura é engenheiro e mestre em venture capital. Foi sócio de uma gestora de fundos por 10 anos. É o fundador da Escola do Financeiro, onde ajuda empresas a terem um financeiro mais estratégico. Foi o primeiro mentor da rede Endeavor em Santa Catarina, é instrutor do SEBRAE, da aceleradora Darwin e é embaixador de gestão financeira do projeto ACATE Startups.

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