É bem comum ouvir os colaboradores de uma empresa dizendo que as reuniões de equipe são um verdadeiro desperdício de tempo e que atrapalham a produtividade pessoal. Pensando nisso, decidi fazer um breve check list que pode orientar os gestores, otimizar as reuniões e ganhar mais produtividade.

Se você já sentiu que uma reunião era improdutiva ou já ouviu um comentário semelhante ao desse funcionário, continue lendo o artigo de hoje e descubra como fazer reuniões mais produtivas e mudar esta situação!

Determine apenas um objetivo por reunião

Um dos erros mais comuns em reuniões é tratar de vários assuntos que não possuem uma conexão lógica. Isso acaba gerando discussões paralelas e desviando a atenção dos participantes para temas que não possuem uma grande importância naquele momento. Por isso, determine uma meta para a reunião e foque apenas nela!

Por exemplo, se o objetivo da reunião é criar uma campanha matadora de marketing, então os assuntos relativos a público-alvo, ideias criativas, canais de divulgação e metas das campanhas estão liberados. Já assuntos sobre problemas do time de vendas, dificuldades com o endomarketing ou a infraestrutura interna da empresa devem ser deixados para um outro momento.

Convide apenas quem interessa

Ter mais de seis pessoas em uma reunião pode ameaçar sua produtividade e comprometer seu objetivo, pois todos devem ser ouvidos e contribuir com a pauta da reunião. Convidar muitas pessoas pode dar a falsa sensação de que estamos coletando mais informações e ideias inusitadas que podem ser o diferencial para alcançarmos o resultado esperado ou que todos estão comprometidos com aquele objetivo.

No entanto, quanto maior o número de participantes de uma reunião, maior será a tendência das pessoas não se exporem e não contribuírem para ela. Sua equipe é muito grande? Que tal subdividir os grupos para facilitar o envolvimento?

Deixe tudo na mesma página

Crie uma pauta simples com tudo o que será analisado e os passos que serão dados na reunião. Se possível, determine tudo o que os participantes devem preparar para levar para a reunião (relatórios, projetos etc.).

A dica é centralizar todas essas informações em algum programa online (One Note, Evernote ou um documento no Google Drive) isso permitirá que todos os participantes tenham acesso à pauta, documentos, ata e até gravação da reunião em um lugar que possa ser rapidamente acessado e consultado.

Delegue tarefas

Já falei aqui no site sobre como delegar tarefas, mas vale reforçar um ponto: as pessoas só se sentem responsáveis por algo quando recebem uma tarefa específica e compreendem exatamente o que se espera delas. Por isso, determine o prazo, o responsável e o resultado esperado de cada ação a ser tomada após a reunião. E não se esqueça de checar o entendimento sobre o que foi solicitado e aquilo que a pessoa entendeu (às vezes, um simples feedback das tarefas assumidas pode evitar retrabalhos).

Faça reuniões nos dias mais improdutivos

Procure entender quais dias e horários da semana em que as pessoas estão menos sobrecarregadas e marque as reuniões nesses momentos. Uma ideia é marcar as reuniões nas segundas e terças à tarde, caso sua empresa trabalhe com metas semanais. Assim, as pessoas podem revisar suas pendências da semana anterior, se preparar para a reunião e ainda terão um bom tempo para executar as tarefas assumidas para aquela semana.

Evidencie os resultados de cada reunião

Lembra do que eu falei no início deste artigo? Uma pesquisa realizada em 2012 pela Salary.com mostrou que 47% dos trabalhadores acreditavam que reuniões eram o principal fator de desperdício de tempo em suas empresas.

Essa percepção pode ser facilmente mudada se você enfatizar para a equipe que os resultados estão sendo alcançados graças aos constantes alinhamentos que vocês fazem durante as reuniões. Por isso, a cada nova reunião, indique os avanços e resultados obtidos desde o último encontro.

Gostou desse check list? Separei algumas outras dicas, complementares a essas, que podem tornar suas reuniões mais produtivas, confira: Regras Básicas para reuniões entre sócios.

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