6 ferramentas simples para otimizar a gestão de pequenas empresas

6 ferramentas simples para otimizar a gestão de pequenas empresas

Sei que na gestão de pequenas empresas, geralmente é necessário que o empreendedor desdobre-se em inúmeras funções. Divulgar o negócio; atrair mais clientes; relacionar-se com eles; cuidar das finanças; dos projetos e dos funcionários; são apenas algumas das muitas tarefas. A tecnologia definitivamente é uma excelente aliada para facilitar o dia a dia e a internet, sem dúvida, é onde praticamente tudo acontece. Apesar disso, nem sempre é possível ter um software para cada área de gestão.

Isso por causa da necessidade de investimentos financeiros e por exigir a presença de profissionais capacitados para utilizar os recursos tecnológicos oferecidos. Não digo isso para te assustar, muito pelo contrário. Acho imprescindível que, como empreendedor, você seja bem sucedido no ambiente virtual. E isso pode ser muito mais fácil do que realmente parece. Existem, atualmente, diversas ferramentas que podem otimizar funções e você deve tirar o maior proveito possível delas.

Hoje vou mostrar algumas ferramentas simples que podem fazer uma diferença enorme nos processos e na administração de sua empresa. Confira a seguir:

Google Agenda

O serviço gratuito do Google, de agenda e calendário online, tem como principal objetivo facilitar e otimizar as atividades diárias do usuário, que facilmente pode adicionar compromissos e eventos. Com a ferramenta, é possível anexar arquivos nos eventos, receber lembretes pelo celular ou por e-mail, compartilhar com outras pessoas a própria programação e acessar agendas agregadas. Além de todas as suas funcionalidades, vale ressaltar que o Google agenda é um sistema bastante confiável e seguro, que dispõe de recursos de proteção às informações adicionadas.

Google Analytics

Não basta ter um site no ar, é essencial monitorar seus resultados para que possam ser feitos ajustes sempre que necessário, para que ele seja eficaz em seus objetivos. Esta ferramenta é um serviço gratuito, oferecido pelo Google para monitorar os resultados de um site. Através de um código, colocado na página a ser monitorada, dados como taxa de exibição, localização geográfica dos visitantes e perfil dos usuários são enviados ao proprietário.

Conhecer essas estatísticas é extremamente importante para saber quem é seu público e para adequar sua página conforme as necessidades desses consumidores. Além de permitir a avaliação de vendas e conversões, a ferramenta aponta como os usuários chegam ao site (se diretamente pelo endereço, se por buscador, por links de outros sites ou AdSense) e como eles utilizam a página.

Google Maps

Uma ferramenta já bastante conhecida. O serviço de mapas do Google pode ser utilizado por uma empresa, mesmo sem possuir um website, para mostrar informações como horário de funcionamento, endereço e contato. Ao cadastrar o endereço de sua empresa no Google, o mapa aponta o melhor caminho até ela. A vantagem desse cadastro é que não servirá apenas para facilitar rotas dos clientes para a empresa, mas serve também para que a mesma seja sugerida quando alguém fizer buscas na região. Há ainda o Google maps for Work, que possibilita incorporar mapas em aplicativos e sites.

HootSuite

Atualmente, as redes sociais têm sido a principal opção de interação entre empresas e clientes, porém, não é simples manter vários perfis ativos. Para facilitar, existem ferramentas que auxiliam no processo de postagens e permitem uma análise da interação do público. Essencial para melhorar o desempenho online de uma marca. O HootSuite é um sistema bastante conhecido na gestão de marcas na mídia social. Utilizado para otimizar o tempo do usuário, que poderá gerenciar mais facilmente seus perfis em diferentes redes sociais e melhorar a performance de suas publicações.

Mailchimp

Na hora de desenvolver um relacionamento com os clientes, o e-mail continua sendo uma forma bastante eficaz. O e-mail marketing é uma poderosa ferramenta de marketing direto. Diferente do spam, especialmente por funcionar com o consentimento do cliente e oferecer a opção de que qualquer um se descadastre quando desejar. Uma das ferramentas mais conhecidas por sua eficácia, em se tratando de e-mail marketing, é o Mailchimp, que permite que o usuário crie e envie campanhas de forma simples e rápida. É uma plataforma onde a empresa recebe inscrições de possíveis clientes, pode enviar e-mails em grande volume e até mesmo promover vendas. A ferramenta permite gerenciamento de todos os contatos cadastrados e disparo de e-mails para a lista de forma automatizada.

Planilhas Financeiras

A tarefa de controlar as finanças da empresa é uma das mais complicadas, principalmente para quem não tem experiência na área. Além disso, a saúde financeira de uma empresa dita o funcionamento de todas as áreas. Sendo assim, não é possível tomar nenhuma decisão, sem saber se os recursos permitem. É fundamental que toda a movimentação financeira seja registrada. As planilhas sempre foram utilizadas; das mais simples às mais elaboradas. Existem alguns recursos que auxiliam na hora de lidar com o fluxo de caixa e vou citar aqui três opções de planilhas, oferecidas pelo Movimento Empreenda, iniciativa do Sebrae para dar suporte a empreendedores brasileiros:

  • Fluxo de caixa básico: indicada para quem não tem experiência na área contábil. A ferramenta tem como principal objetivo, facilitar o gerenciamento dos valores que entram e saem da empresa. Auxiliam na estimativa da evolução de entrada e saída. Facilitam assim, a análise do ponto de equilíbrio da empresa.
  • Planilha de projeção de resultados: desenvolvida para auxiliar o empreendedor individual. A ferramenta serve para que haja total controle das contas da empresa e o fluxo de caixa.
  • Orçamento base zero: indicada para empresas que tenham pelo menos um ano de operação. A ferramenta permite que o empreendedor visualize quais são os principais gastos da empresa; estabeleça metas de corte; elimine supérfluos e priorize os custos fundamentais.

É ótimo poder contar com tantas ferramentas que facilitam processos que seriam muito mais complicados e demorados, se não fosse a tecnologia a nosso favor, não é mesmo? Além de desfrutar dos recursos oferecidos por elas na gestão de pequenas empresas, como praticidade e organização; você otimiza seu tempo e ganha informações que seriam difíceis de mensurar.

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Mateus Pinto
Mateus Pinto

Publicitário com 20 anos de experiência. Mateus é diretor de arte da Globalweb corp e Co-fundador da agência de Marketing Digital Neoside.

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