este texto serão discutidos alguns pontos que devem ser levados em consideração pelas empresas para facilitar sua adequação à NF-e 4.0

Ao revolucionar a maneira como uma nota fiscal poderia ser emitida, a NF-e quebrou paradigmas do mercado e expandiu a noção de fé pública para um documento digital.

Como a maioria das novidades, com o decorrer do tempo o seu uso mostrou que poderia ser continuamente melhorada. A partir daí foram surgindo novas atualizações e versões dos programas a elas relacionados e com o objetivo de proporcionar uma evolução contínua.
A versão atual usada para emitir os documentos é a 3.0. Porém, agora em 2017 a versão 4.0 já está sendo testada e prevista para ser implantada, e é sobre como se preparar para essa nova variante que trataremos nesse post.

Fique atento às mudanças trazidas pela NF-e 4.0

Saber o que será incluído ou retirado da nova versão é importante para que seus processos também sejam adequados a essa realidade.

É uma conduta necessária pois muitas empresas, visando a dar mais celeridade às suas atividades, não registram determinadas informações em seu sistema, que não são cobradas ou utilizadas no cotidiano, e com o advento de novas obrigações acessórias ou com as modificações de algumas já existentes, elas podem começar a ser exigidas.

Cuidado com os prazos

Embora o trânsito entre as versões seja gradual, deixar de prestar atenção aos prazos pode trazer problemas à empresa. Alguns deles são a impossibilidade de emissão de notas fiscais e impossibilidade de faturar para seus clientes.

Preste atenção na próxima data importante relacionada à NFe 4.0:

• Versão anterior (3.0) desativada: 06/11/2017

Seu software já está atualizado?

Verifique se seu programa de emissão está de acordo com o novo padrão de layout.
Informe-se o quanto antes sobre isso. Saber se ele já está totalmente em sintonia com a versão 4.0 da NF-e pode evitar surpresas desagradáveis.

Treinar sua equipe é fundamental

Incentive as pessoas que lidam direta e indiretamente com a NF-e a ler materiais sobre a nova versão, sobre as principais mudanças.
Estimule-as a conhecer cada vez mais sobre a NF-e, já que é um instrumento de seu trabalho. A internet possui muito material disponível sobre o assunto.
Invista em treinamentos. Profissionais bem capacitados são peças chaves para o bom fluxo da rotina de sua empresa.

Quando se conhece muito bem com o que se trabalha fica muito mais fácil lidar com problemas relacionados à emissão de NF-e.

Use a tecnologia em favor de seu negócio

Como a NF-e é emitida em meio virtual é necessário que a empresa disponha de programas específicos. No mercado existem excelentes ferramentas, que além de estarem de acordo com o layout exigido, ainda possuem interface e opções que facilitam o trabalho dos usuários, como por exemplo o NF-e Place., um sistema de emissão e gestão de NF-e completo. Contempla aspectos relacionados à segurança eletrônica, organização dos documentos emitidos, integração de dados, acessibilidade, validação e documentação.

Com ele, o trabalho cotidiano com a NF-e fica muito mais fácil e seguro. É continuamente modernizado com as mudanças legais, e sempre busca alternativas para melhorar a experiência do usuário.

Comece a mudança agora

Já estamos no meio da fase de transição entre as versões, postergar ações pode representar perda de tempo, lembre-se que algumas questões podem ser resolvidas de imediato, principalmente quando dependem da burocracia de órgãos públicos.

Faça um checklist dos procedimentos que devem ser adotados para que seu empreendimento se adéque à versão 4.0 da NF-e. Leve em consideração essas sugestões mas não as tenha como limite.

Envolva toda a equipe que trabalha com emissão de documentos fiscais nesse processo. Isso ajudará a identificar com antecedência entraves eventuais, ela também poderá contribuir com a proposição de ideias que resultem em melhoria nas suas rotinas.

A NF-e revolucionou a maneira como empresas emitem documentos fiscais e, por estar intrinsecamente ligada à tecnologia, é importante que empresas busquem alternativas que acompanhe não apenas mudanças surgidas em decorrência de obrigações legais, mas também aquelas que impliquem em um maior controle e facilidade para os processos de sua empresa, como por exemplo o NF-e Place. É papel do gestor acompanhar essas mudanças e garantir que sejam implementadas no cotidiano de seu empreendimento. Não agir desta forma pode render sérios prejuízos.

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