Comunicação

O que são ferramentas de colaboração e para que elas servem

 

Ta aí. Semana passada tive que buscar ferramentas de colaboração.

Tudo começou quando me falaram que elas me ajudariam a aumentar a produtividade do pessoal que trabalha na minha empresa. E isso é uma coisa que eu realmente preciso. Fui atrás de algumas coisas na internet e descobri que algumas dessas ferramentas de colaboração eu já uso.

Se formos olhar bem para como as coisas funcionam, veremos que a tecnologia não cria nada novo – ela facilita processos que já são inerentes à nossa rotina. E uma novidade pega se, de fato, ajudar a gente no nosso dia a dia. E o mesmo vale, claro, para essas ferramentas de colaboração.

Pois bem, uma que já usamos aqui na empresa há um bom tempo é o e-mail. Certamente não é a mais moderna das ferramentas, mas traz os diferenciais básicos do conceito, que é o de unir diferentes pessoas para trabalhar em um projeto de forma unificada.

Hoje tem dia tem muito mais coisa por aí – e sei que uma delas você também usa: videoconferência, sabe? Tem algumas por aí que são gratuitas, outras que são pagas (com funcionalidades adicionais), mas o princípio é o mesmo: conectar pessoas para que, juntas, possam trabalhar em uma atividade (ou jogar conversa fora de vez em quando, o que também não faz mal, vai).

Existem ainda as redes sociais corporativas, em uma interface muito parecida com o que hoje vemos em redes sociais abertas, como o Facebook. Nela, inserimos projetos, “tagueamos”, ou marcamos, pessoas envolvidas e cada uma posta sua participação de acordo com o andar das tarefas. Isso evita aquela troca infinita de e-mails e deixa tudo claramente registrado para quem precisar ver, na ordem cronológica que aconteceu.

Outra coisa que é facilitada pelas ferramentas de produtividade é o compartilhamento de arquivos em tempo real. Normalmente, sem esses recursos, os arquivos na rede podem ser acessados somente por um usuário por vez, o que impede que mais do que uma pessoa interaja com o documento ao mesmo tempo. Se o material estiver em uso, é preciso que a pessoa salve uma versão adicional em sua máquina para, então, trabalhar nela ativamente. Isso gera múltiplas e múltiplas cópias de um mesmo arquivo e retrabalho – além da perda de versões importantes de arquivos duplicados por falhas humanas. As ferramentas de produtividade permitem a interação de mais de um usuário ao mesmo tempo no arquivo, compartilhadas. Com elas, é possível ver, em tempo real, o que cada um está fazendo em cada parte do trabalho. Isso é possível graças à cloud computing: cada arquivo não precisa ser baixado nas máquinas, ficando acessíveis a múltiplos usuários em um ambiente virtual. 

Estes são apenas alguns exemplos que temos hoje em dia. Há ambientes online para o desenho conjunto de projetos e fluxo de trabalho, agendas de tarefa colaborativa… para todos os gostos e necessidades.

Mas, para entendermos o tema, temos que levar em consideração que as ferramentas de colaboração partem de dois princípios: Comunicação entre as partes envolvidas e Compartilhamento de Conhecimento. Quando mais integradas, online e menos retrabalho elas proporcionarem, melhor.

Você tem alguma na sua empresa? Me conte, estrou prestes a tomar uma decisão de investimento. 🙂

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