Tecnologia

Qual a diferença entre ERP e CRM?

O Guia Empreendedor é primo do Vouclicar.com – empresa que vende aplicativos de gestão em cloud computing para pequenos e médios negócios. Tenho bastante contato com a turma de vendas do site, o que gera um intercâmbio bem legal.

Eles me retornam as principais dúvidas dos clientes sobre as soluções e tecnologia em geral. Uma delas achei bem relevante e gostaria de compartilhar aqui com vocês: o que é ERP e qual a diferença entre ERP e CRM?

Vou começar pelo começo, explicando cada um individualmente. A resposta vai ficar bem clara depois disso.

ERP
O Enterprise Resource Planning (ERP) é o software de gestão mais básico de uma empresa. Ele é usado para garantir o controle financeiro, fiscal e contábil da organização.

O ERP integra informações sobre pagamento de despesas e recebimento de receitas, levando em conta o custo de tributo de cada uma das operações. Esse tipo de software é literalmente a base para a gestão de uma companhia.

CRM
Já o CRM, (do inglês Costumer Relationship Management ou Gestão do Relacionamento com o Cliente) é um sistema usado por empresas para cuidar de sua base de consumidores.

O CRM é vendido como software (no modelo de licença ou no modelo de software as a service/cloud computing). O principal objetivo desse sistema é assegurar e proteger as informações comerciais da empresa, ao mesmo tempo em que ajuda a identificar os melhores planos de ação e alternativas para aumentar as vendas, gerenciar metas e avaliar os vendedores.

Então, o ERP é o controle financeiro e gestão da empresa de uma forma completa, enquanto o CRM é o controle dos clientes e, por consequência, das vendas.

Agora você pode estar pensando: “Ok, Clico, entendi. Mas quais são os benefícios que cada um deles pode trazer para a minha empresa no dia a dia?” Por isso vou destacar as vantagens principais de cada um.

O ERP ajuda a:

• Reduzir os custos com TI, mão de obra, desperdícios, erros e retrabalhos;
• Reduzir os prazos de entrega, pois aumenta a produtividade;
• Facilitar a gestão do estoque e a compra e venda de mercadorias (você que é empresário sabe a importância disso);
• Melhorar a gestão tributária, evitando multas e diminuindo a dependência de contadores.

O CRM ajuda a:

• Reduzir gastos com papel;
• Reduzir o tempo gasto para procurar informações e documentos;
• Facilitar o treinamento da equipe através do software;
• Aumentar as vendas, pois permite passar mais tempo vendendo e menos tempo organizando informações.

Acho que agora ficou ainda mais claro, né? Talvez você até já tenha decidido qual dois dois sistemas deve ser implantado imediatamente na sua empresa. O próximo passo é saber como você pode fazer essa implantação. E fique tranquilo: isso vale para todos os tamanhos de organizações.

Implantação do sistema

Tenho visto por aí que essa etapa provoca dor de cabeça em alguns gestores, pois envolve mudanças organizacionais, alterando algumas tarefas e responsabilidades da equipe.

Nessa hora o fator humano é fundamental: chame seus colaboradores para participar da implantação. Peça sugestões de contribuição, até porque eles sabem o que pode ser melhorado. Ninguém deve ficar de fora!

Outro ponto importante é a escolha do fornecedor e do software (até já escrevi um post sobre isso). Opte por uma empresa experiente e que esteja à disposição para trabalhar em parceria, dando suporte e adaptando tudo para as suas necessidades. Junto com esse parceiro, você deverá decidir como a implantação será feita. Vocês terão que escolher se todos os módulos vão entrar em funcionamento juntos – em todos os departamentos da empresa – ou se a implementação será em etapas, pouco a pouco.

Qual é a hora certa para implementar um ERP?

Se você está se perguntando isso, saiba que é uma ótima questão. Basicamente, qualquer empresa que esteja sentindo dificuldades na organização de arquivos e fluxo das informações pode estar precisando de um ERP. E se você não tem certeza se está com as finanças 100%, vou te falar: nesse caso você precisa de um ERP para ontem!

Imagine descobrir só daqui a alguns meses que você estava operando no prejuízo e nem sabia. Isso pode acontecer se o seu fluxo de caixa não estiver rigorosamente organizado. O lado bom é um ERP ajuda a deixar tudo infinitamente mais fácil de controlar.

Mas como estou aqui para ajudar, me sinto na obrigação de dar um conselho: é melhor prevenir do que remediar. Nada substitui uma gestão da informação integrada e estruturada, independente do tamanho da empresa. Gerenciar uma empresa sem o uso de um ERP é mais ou menos como praticar um esporte com os olhos vendados.

E quando devo implementar um CRM?

O CRM é importante principalmente para quem trabalha com vendas, seja de produtos ou serviços. Se você depende de fechar novos contratos todos os meses, ir atrás de clientes, apresentar propostas e fazer acompanhamento, pode ter certeza que o CRM é para você.

Além disso, um sistema CRM pode ser muito útil no pós-venda, porque ele te ajuda a estar sempre em contato com o cliente, dando atenção e prestando suporte nos momentos certos. Assim a satisfação aumenta, facilitando a recomendação para outras pessoas que também podem se tornar clientes.

Eu diria que o ERP é mais urgente, mas o CRM pode fazer uma diferença absurda no seu processo de vendas. Então se você está sentindo que poderia usar melhor os recursos que já tem, não custa nada estudar essa possibilidade.

No fim das contas, quanto antes sua empresa puder contar com esse apoio da tecnologia, melhor. O trabalho do dia a dia é puxado para todos, e ter ferramentas que otimizam os recursos investidos é muito recompensador para toda a equipe. Mais do que nunca, esse é o momento em que o mercado está dando espaço para quem trabalha de forma inteligente.

Consegui te ajudar? Não deixe de conferir os links de outros posts relacionados aqui do lado, no “Saiba mais”. E se sobrou alguma dúvida, comente este post.

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Empresário e Pessoa física

Entenda o pró-labore e a divisão dos lucros

Saiba a diferença entre os dois para fazer a apuração corretamente

Quem era funcionário registrado e optou por abrir sua própria empresa nota que a burocracia é bem maior do que enfrentava anteriormente, em sua posição de colaborador. E numa coisa que muitos esbarram é a diferença entre pró-labore e divisão de lucros.

Uma boa fonte para explicar estes meandros é o Portal Tributário, local onde busquei as informações a seguir.

O que é pró-labore?

O pró-labore é como se fosse um salário, mas ao invés de ser destinado a um funcionário, é pago para um ou mais sócios da empresa por exercerem a função de administradores.

Vou te dar um exemplo: se uma empresa tem dois sócios, pode ser que ambos tenham entrado com o capital, mas que apenas um administre a companhia no dia a dia. Nesse caso, os dois receberão juros ou distribuição de lucros, mas o sócio-administrador precisa receber um pró-labore por seu trabalho mensal. Nada mais justo, né?

Sobre o pró-labore recaem os impostos que também são pagos pelos trabalhadores comuns, como contribuição previdenciária da empresa (20%) e da pessoa física (11%). Também é necessário reter imposto de renda na fonte — nesse caso o cálculo é baseado na tabela progressiva, onde a alíquota máxima é de 27,5%.

Quais são as obrigatoriedades do pró-labore?

Primeiramente, os administradores que receberão um pró-labore devem fazer parte do contrato social da organização, ou seja, devem ser sócios da empresa.

Em relação à contabilidade, o pró-labore deve ser registrado como uma despesa operacional da empresa. Com isso, incidem sobre ele alguns impostos específicos dependendo do regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), podendo chegar a percentuais bastante altos.

Na maioria dos casos, são retidos 11% de INSS. Se a empresa for optante pelo Lucro Presumido ou Lucro Real, a taxa pode ser mais alta. O mesmo vale se o sócio trabalha em outra empresa, não importando se é como administrador ou empregado. Como você deve ter percebido, tudo deve ser feito em conjunto com um contador de confiança para evitar erros.

Como calcular o pró-labore?

O primeiro passo é estudar o mercado e entender as médias de remuneração, ao mesmo tempo em que se define as responsabilidades do administrador. Também é altamente aconselhável que a empresa estabeleça um valor maior do que o salário dos funcionários, dentro da capacidade do negócio, para evitar suspeitas de sonegação fiscal.

Esse valor deverá ser formalizado através de cláusulas específicas no próprio contrato social da empresa. Caso exista necessidade de alterar o valor de remuneração no futuro, isso só poderá ser feito com o consenso dos sócios ou outra forma de decisão que esteja estabelecida no contrato social. De modo geral, posso dizer que o contrato social é quem manda!

O que é a divisão dos lucros?

Essa modalidade é um pouco mais fácil de entender, que ver? Divisão de lucros é exatamente isso: a partilha do que sobrou da companhia entre seus donos. Por isso, a empresa precisa ter tido resultado positivo.

Quais são as obrigatoriedades da divisão de lucros?

A divisão dos lucros depende de resultados positivos no caixa da empresa. Então, necessariamente, os valores devem ser apurados e demonstrados contabilmente. O lado bom é que, neste caso, não há contribuição previdenciária ou o Imposto de Renda (lucros apurados a partir de 1996), desde que satisfeitas todas as determinações legais.

É importante lembrar que não existe nenhuma lei que torne a distribuição do lucro obrigatória entre os funcionários. Ainda assim, a Lei n° 10.101 regula essa participação dos colaboradores nos resultados da empresa como um instrumento de incentivo à produtividade e integração entre o capital e o trabalho.

Como calcular a divisão de lucros?

A divisão dos lucros normalmente é proporcional à parcela de cotas de cada sócio na constituição do capital social, discriminada no contrato social. Por exemplo, se uma empresa foi constituída com R$ 50 mil de capital social e um sócio investiu R$ 30 mil, ele vai receber 60% do lucro. A periodicidade dessa distribuição também deve ser definida no contrato social.

Entretanto, se os sócios desejarem, poderão estabelecer outra forma de distribuição do lucro líquido no contrato social. A única obrigação é que essa distribuição não seja de 100% para apenas um dos sócios.

Mas afinal, qual dos dois é melhor: pró-labore ou divisão dos lucros?

Você sabe por que tantas empresas optam pela divisão dos lucros?

Muita gente acaba dando preferência para a divisão dos lucros porque ela é livre de impostos. Para não ter que pagar tributos, alguns sócios escolhem receber somente um pró-labore mínimo e a maior parte desse dinheiro junto com a parcela deles do lucro.

Mas não pense que a coisa é assim tão simples. Para lançar o pró-labore na divisão do lucro, a empresa precisa ter uma contabilidade muito bem-feita! Tudo tem que ser comprovado direitinho na escrituração contábil, separando o que é remuneração referente ao trabalho em si e o que diz respeito ao capital social da empresa.

Isso deve ser feito, por exemplo, através de cheques emitidos pela empresa (que é a pessoa jurídica) e depositados em nome do sócio (que é a pessoa física). Sem esquecer que tudo isso só vale se a empresa tiver lucro. Então é preciso ter um DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) muito bem apurado.

Na dúvida, leia este outro artigo que eu escrevi: Como saber se sua empresa está dando lucro?

E o pró-labore?

Apesar de ser mais difícil de entender no primeiro momento, o pró-labore é um pouco mais simples de ser feito, já que é mais parecido com um salário. Além disso, o sócio pode receber pró-labore mesmo que a empresa tenha prejuízo.

Imagine se um sócio depende desse dinheiro para pagar suas contas ou sustentar a família. Ninguém garante que a empresa vai dar lucro absolutamente todos os meses, certo? Pode ser que, nesse caso, o pró-labore seja a melhor opção.

E se a sua contabilidade ainda não estiver 100% organizada, também é melhor fugir da divisão dos lucros, porque você pode acabar se complicando com a Receita. Ninguém gosta de tomar multa, não é mesmo?

Como você viu, as duas opções têm vantagens e desvantagens. Você precisa avaliar qual é a mais compatível com a realidade atual do seu negócio. Assim, ninguém terá problemas e todos sairão satisfeitos.

Espero que tenha ajudado! Se ainda ficou alguma dúvida sobre este assunto, mande pra gente. Toda sexta-feira o #ClicoResponde a uma dúvida. 🙂

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Comunicação

10 dicas para montar seu cartão de visitas

Logo que você inicia uma nova empresa, mil compromissos e ocupações aparecem. Organizar as contas, contratar funcionários, acionar os fornecedores e por aí vai. Entre essas tarefas, uma das mais importantes é mostrar sua empresa para os possíveis clientes, criar canais de comunicação e tornar o contato fácil — e isso vale para  qualquer tipo de empreendimento, independentemente da área!

Com o boom do universo digital, grande parte das empresas investem em canais de comunicação online, mas elas se esquecem de que um bom e velho aperto de mão pode ser a melhor das soluções em muitos casos. E junto com o aperto de mão, nada melhor do que um cartão de visitas elegante, bonito e bem feito. Para isso eu separei 10 dicas valiosas para você montar o seu cartão de visitas! Preparado? Vamos lá!

1. Crie um layout bacana

Como eu disse, o cartão precisa ser bonito, não é legal fazer uma coisa qualquer. Por isso, é importante contar com profissionais para criar o layout do seu cartão de visitas. Designers estudam pontos importantes para a composição da arte, desde cores até tipografia e formatos. Esse estudo faz toda a diferença na criação do seu cartão e ajuda a passar a mensagem certa sobre o seu negócio. Eu não estou dizendo que você não pode fazer um excelente trabalho por conta própria ou através de outras alternativas, mas contar com um profissional é sempre bom!

2. Use formatos padronizados

Existe uma norma, a ISO 7810, que define três formatos básicos para cartões de visitas. Faça um dentro dos padrões, assim você evita que seu cartão fique “sobrando” dentro da carteleira do seu cliente ou que não possa ser escaneado por estar em um formato inadequado.

3. Imprima em boas gráfica

Nada de comprar um papel mais bonitinho e fazer a impressão em sua casa. O serviço de impressão realmente não é caro e existem muitos sites nos quais você submete o arquivo do modelo para posteriormente receber os cartões impressos. Além disso, gráficas especializadas possuem o tipo correto de papel, corte e máquinas de impressão que vão garantir a qualidade do seu cartão. Imagine cortar formatos diferenciados à mão, em casa? Eu prefiro não arriscar!

4. Tipos de informações

O objetivo principal de um cartão de visitas é você ser encontrado com facilidade. Por isso, é importantíssimo que ele venha com o seu nome, marca da empresa (se você tiver uma — se não tiver, crie uma o mais rápido possível!), telefone principal, telefone adicional (se puder, deixar um número de celular é bem simpático, porque mostra disponibilidade), endereço comercial e do site na web, além, claro, do e-mail.

As redes sociais são muito importantes atualmente. Uma nova curtida no Facebook é mais um cliente acompanhando o conteúdo que a sua empresa gera, ou mais um visitante que pode se tornar um cliente e realizar uma compra. Insira as redes sociais em que a sua empresa se encontra juntamente com as informações de contato. Afinal, elas também são uma forma de contactar a sua empresa. Se você ainda não tem redes sociais para o seu negócio, crie agora! Eu criei as constas da minha empresa logo que a gente começou, não dá pra perder tempo.

5. Uma cara 3.0

Com o mundo digital cada vez mais presente em nosso dia a dia, que tal colocar um QR Code em seu cartão de visitas com as informações sobre o seu site, por exemplo? Fica simpático e moderno. Aproveite as interações entre smartphones e websites para tornar o seu cartão de visitas ainda mais útil.

6. Menos é mais

Eu sei, todo mundo já teve aquela vontade de colocar milhares de informações em um cartão para que o seu cliente consiga achá-lo de toda maneira. Eu também já passei por isso. Mas menos sempre é mais! Se você anda apenas com o seu celular, qual a necessidade de colocar 4 telefones diferentes? Você também não precisa colocar o e-mail de todas as pessoas do seu setor, nem criar um cartão com 4 cores diferentes. Mantenha o básico!

7. Use a frente e o verso

Cartões de visitas não são flyers, eles tem o tamanho reduzido e você precisa aproveitá-lo bem. Isso inclui utilizar os dois lados! A frente e o verso são seus aliados, um pode apresentar a sua marca e a sua empresa, enquanto o outro contém as informações mais importantes para chegar até você. Pense bem nessa divisão e leve isso em conta ao ter as primeiras ideias de layout.

8. As cores são o segredo

A teoria das cores mostra que cada cor invoca algum tipo de ação, reação ou sentimento. O cartão de visitas pode ser uma forma de incentivar isso nos seus clientes. Obedecendo o manual de identidade visual da sua empresa, trabalhe cores no seu cartão de visitas que vão provocar as ações desejadas no seu cliente e passar a mensagem certa sobre o seu negócio.

9. Inove sem esquecer para que ele serve

Cartões modernos possuem vários formatos interessantes. Cortes diferentes nas bordas, QR codes, transparência e por aí vai. Mas a única coisa que você não pode esquecer é a sua função básica. O cartão de visitas ainda precisa apresentar a sua empresa e deixar à mão as informações de contato necessárias para o seu cliente.

10. Ele precisa caber na carteira

Os layouts padrão ajudam (e muito) na hora de decidir o formato do seu cartão de visitas, mas muitas vezes você pode querer fazer algo diferente e ir por outro caminho. Agora, imagine um cartão excepcional criado para o seu negócio, mas que não pode ser guardado em uma carteira? Bom, eu não me lembraria desse cartão, simplesmente porque não teria formas práticas de guardá-lo, provavelmente o esqueceria no bolso.

Os cartões de visita são importantes para apresentar um negócio e ser achado facilmente por seus clientes (ou possíveis clientes). Montar um bom cartão não é tão difícil, mas um bom planejamento garante um trabalho excelente! Siga minhas dicas e me conte como ficou o seu cartão de visitas! Aproveite para deixar suas dúvidas e sugestões nos comentários, até mais!

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Comunicação

Assunto: Como redigir um e-mail corporativo

Se você já trabalhou ou trabalha em alguma empresa, já deve ter percebido que os e-mails são uma ferramenta importante de comunicação entre colegas de trabalho, clientes e fornecedores — muitas vezes, a principal delas. Porém, os treinamentos sobre como redigir um e-mail corporativo de forma adequada ainda são muito escassos e o resultado disso pode comprometer a imagem da empresa no mercado. Eu mesmo levei muito tempo para aprender a escrever um e-mail corporativo da maneira certa!

A forma como os colaboradores expressam suas ideias e como se comportam profissionalmente são fatores determinantes para a permanência ou não no emprego e contribui também com os objetivos da organização, que espera que seus funcionários falem a mesma linguagem que ela.

Neste post, eu vou te dar algumas dicas que aprendi ao longo da minha vida profissional para que você consiga escrever um bom e-mail. Vou abordar desde a linguagem apropriada, o título, o assunto, a educação no tratamento e muitos outros. Vem comigo!

E-mail é documento!

Aquela velha história de que e-mail não é um documento está ultrapassada! Hoje em dia, você deve tomar muito cuidado com aquilo que escreve e de que maneira expressa suas intenções no e-mail, pois ele é considerado sim um documento e pode construir ou denegrir a imagem da empresa e a imagem profissional do colaborador.

Essa poderosa ferramenta de comunicação deve ser levada a sério, apesar de ser uma forma prática e rápida de transmitir informações. As pequenas regras de escrita profissional, como a impessoalidade, a clareza, a concisão e a educação são itens fundamentais para que a mensagem seja compreendida de maneira correta.

Algumas empresas já entenderam a importância dos e-mails dentro de sua empresa e oferecem capacitações voltadas ao assunto, oferecendo ao colaborador essas noções e regras de escrita profissional. Na acirrada competitividade do mercado, essas empresas estão um passo à frente e os colaboradores que perceberam isso enxergam grandes oportunidades de melhorar sua carreira.

Utilize uma linguagem apropriada

A linguagem usada pelos colaboradores, tanto para falar quanto para escrever, transmite conhecimentos sobre a organização e sobre a pessoa que está se comunicando, por isso, tenha sempre em mente que a mensagem deve estar clara e correta.

A primeira dica que eu dou para quem começa a redigir um e-mail corporativo é escrever em tópicos, organizando cada parágrafo com uma ideia e lembrando sempre de dar uma introdução e uma conclusão ao assunto. Desta forma, há uma melhor organização das ideias e concisão nos assuntos. Vale frisar que o espaçamento entres os parágrafos também facilita a leitura!

Esqueça a linguagem informal tão utilizada na internet, com gírias, abreviações e símbolos — isso passa uma impressão pouco profissional. Lembre-se de que e-mail é documento e a maneira como ele é escrito transmite informações sobre o profissional que está escrevendo e também sobre a empresa.

Outra dica importante quando se trata de linguagem é esquecer aquelas expressões muito óbvias, que as pessoas usam apenas para tentar deixar o texto mais bonito e maior, mas que não dizem nada — como os velhos conhecidos “venho por meio desta” ou “sem mais para o momento”.

Última dica: o emprego do verbo seguido pela partícula “se” garante eficiência e impessoalidade, auxiliando no caso acima, como por exemplo: “solicitam-se orçamentos de peças para uso do departamento”.

Seja conciso

E-mails são ferramentas de comunicação rápida, por isso, requerem textos mais concisos. Isso quer dizer que não adianta querer rechear o texto com muita coisa e informações desnecessárias. Deixe claro o objetivo da mensagem e, no final do texto, procure escrever uma frase para retomá-lo. A dica é ser direto, apresentar o tema principal do e-mail logo na frase de abertura e discorrer sobre o assunto dizendo o que precisa ser feito e até quando.

Preste atenção ao título ou assunto

O assunto ou título do e-mail deve também ser claro e dizer exatamente o que o restante do texto procura transmitir. Geralmente, o que eu faço é escrever o texto primeiro e somente depois dar criar um título ou assunto, que nada mais é do que um resumo muito pequeno do que o texto fala.

Analise o layout

O layout ou aparência de um e-mail deve ser limpo e organizado, sem muita coisa para encher linguiça. É importante, por exemplo, usar uma mesma fonte de um mesmo tamanho, destacando ideias ou palavras com negritos, sublinhados ou cores de destaque. Mas cuidado para seu texto não parecer um carnaval!

As letras devem ser usadas apenas com a primeira letra da frase em caixa alta, pois quando há excesso de letras maiúsculas, a impressão que se passa é de “gritar” com o interlocutor. O ideal é escrever primeiro o texto e somente depois formatá-lo, inserindo espaçamentos, destaques, cores ou outros recursos.

Seja educado

A educação pode ser percebida em todo o texto, mas principalmente quando há uma saudação inicial e final no e-mail. Analise quem é seu interlocutor e adeque a formalidade à pessoa que está recebendo a mensagem. Não esqueça de algumas palavras mágicas como: “por favor” e “obrigada”. O uso de uma assinatura com dados pessoais de contato também é muito importante, caso a pessoa queira ligar para esclarecer dúvidas.

Revise seu texto

Antes de enviar um e-mail, releia o texto que você escreveu atentando para possíveis falhas. Os erros de gramática ou de ortografia em um e-mail formal são vistos como falta de cuidado e dão a impressão de que o redator escreveu com pressa. Envie o documento somente depois de ter certeza de que o texto está correto!

É importante também conferir a lista de destinatários. Já pensou enviar um e-mail com assunto importante para o contato errado? Fique atento também aos anexos, se os arquivos estão corretos e adequados. É fundamental avisar no corpo do e-mail caso esteja anexando arquivos.

De olho na caixa de entrada!

Normalmente, o ideal é responder um e-mail corporativo em até 24 horas, prestando atenção aos dias úteis.  Como trata-se de um documento empresarial, ter atenção ao conteúdo é fundamental para uma comunicação assertiva, por isso, a resposta com prontidão é muito importante.

Esse prazo ideal pode variar conforme as prioridades de cada profissional, por isso tenha em mente que dentro de uma empresa, não é apenas o seu e-mail que requer atenção e importância!

E então, aprendeu como redigir um e-mail corporativo? Agora que você já conhece todas as minhas dicas, deixe seu comentários e ajude outras pessoas a escrever um e-mail da melhor maneira possível!

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Finanças e Tributos

A importância do contador para sua empresa

Já falei bastante aqui no blog sobre a importância do contador para qualquer empreendimento, afinal, quando uma empresa sai do papel e entra no mercado, as coisas começam a se complicar bastante e esse profissional tem papel fundamental para que tudo funciona da melhor forma.

Basta que comecem as burocracias, as papeladas, as dificuldades e tudo aquilo que não foi imaginado quando a ideia estava linda, leve e solta na mente criativa do futuro empresário para que a presença de um especialista em contabilidade seja mais do que desejada!

No artigo de hoje eu vou falar um pouco mais sobre o que o contador faz, os tributos que ele calcula e as diferentes áreas onde ele pode atuar! Vamos começar?

Primeiro passo: objetivos básicos

Um importante passo neste processo é a escolha do profissional para cuidar da gestão contábil da sua empresa. Fui atrás, mais uma vez, do Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo (CRC-SP) para entender melhor a importância do contador e qual o objetivo deste profissional (mais uma vez, porque vocês se lembram do post Imposto de Renda 2014: o que o empresário precisa saber?). E a resposta é direta: é papel do contabilista entender da legislação fiscal, trabalhista, tributária e previdenciária. “Sem o parecer dele, é impossível, no Brasil, ter uma gestão eficiente dos negócios”, segundo Cibele Costa, que é diretora administrativa da Organização Contábil Francisca de Paula e especialista em controladoria e gestão estratégica de negócios.

Quais são as áreas onde ele pode atuar?

A importância do contador é enorme. Entre outras atividades, é ele que deve, antes de você abrir sua empresa, ajudá-lo a identificar qual o melhor regime tributário para a atividade que a sua companhia for exercer. Ele também pode lhe ajudar com os cuidados que você deve ter com a gestão de sua conta corrente corporativa, dar dicas de planejamento tributário e cuidar da emissão de notas fiscais e, em alguns casos, até mesmo do pagamento de impostos. Além disso, esse profissional pode atuar em diversas outras áreas:

Gestão

Depois de contribuir para os processos de abertura da empresa, ele também pode atuar na área de gestão — e isso vai desde a elaboração dos contratos de trabalho e reunião de toda a documentação necessária. Posteriormente, é esse profissional que ficará responsável por fazer o fechamento da folha de pagamento, contabilizando também faltas e horas extras.

Quando pensamos na parte financeira, ele precisa estar por dentro das movimentações: contas, fluxo de caixa, empréstimos e investimentos. É o contador também que produz as demonstrações financeiras obrigatórias, além de calcular e emitir as guias de tributos a serem pagos.

Auditoria Contábil

Ele também pode atuar na área da auditoria, verificando as informações que estão contidas nos registros contábeis dos empreendimentos, tais como balanço patrimonial, fluxo de caixa, entre outros. Isso evita irregularidades e ajuda a combater fraudes.

Atuária

Podemos entender a atuária como a ciência que ajuda a calcular os riscos e contribui para elaborar planos de seguros (calculando premiações e indenizações através de probabilidade), de previdência (calculando fundos e produzindo relatórios de avaliação) e capitalização (pesquisando e gerenciando fundos de investimento, atuando como uma espécie de consultor financeiro).

Perícia Contábil

O contador que trabalha na área de perícia contábil atua oferecendo opiniões técnicas buscando a solução de casos judiciais (indicado pelo juiz) e extrajudiciais (contratado por uma das partes). Ele é o profissional que vai elaborar um laudo pericial com provas, buscando solucionar o problema.

Controladoria

O contador que trabalha na área de controladoria auxilia os administradores em suas decisões, oferecendo informações de controle financeiro, fiscal e até de performance, baseados nos planos do empreendimento. Ele ajuda a definir padrões de controle, apontando a existência de algum desvio não planejado e, então, sugere possíveis caminhos e soluções aos gestores do negócio.

Quais tributos o contador calcula?

Uma das funções mais importantes do contador é o cálculo de tributos. Num país altamente burocrático como o Brasil, esse papel é fundamental para evitar multas e juros exorbitantes, que podem minar o fluxo de caixa e levar o empreendimento à bancarrota. Além do Imposto de Renda (IR), ele calculará outros tributos como o Imposto sobre Produtos Industrializados (o famoso IPI), o INSS (Imposto Nacional do Seguro Social), o PIS (Programa de Integração Social), o COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), o IOS (Imposto sobre Operações Financeiras/Seguros), o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), entre outros.

Questões legal

O Código Civil de 2003 trouxe diversas determinações relevantes para a atividade do profissional de contabilidade — e também mais responsabilidades para este papel. Desde o início deste ano, o contabilista passou de escrivão para corresponsável por qualquer erro enviado ao Fisco. Desde esta determinação, o artigo 1.179 determina também que “o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de Contabilidade e levantar, anualmente, o Balanço Patrimonial”.

A contabilidade é algo muito sério. Pode parecer trivial e não estratégico, mas isso é um total engano. Um dos exemplos envolve o regime tributário que foi escolhido para atividade de sua empresa: não é permitido exercer atividades ou vender serviços que estejam fora do escopo de registro, o que é chamado de “objeto social”.

Segundo o site Portal da Contabilidade, outros dois artigos ainda influenciam a atividade deste profissional:

“Os artigos 1.180 e 1.181 do novo Código Civil brasileiro determinam a obrigatoriedade da autenticação do Livro Diário no órgão de registro competente.

No Diário, serão lançadas, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, todas as operações relativas ao exercício da empresa. O Balanço Patrimonial deverá ser lançado no Diário e firmado pelo empresário e pelo responsável pela Contabilidade (contador ou técnico em contabilidade legalmente habilitado) (artigo 1.184).

Portanto, a partir do novo Código, não existe mais dúvida sobre a obrigatoriedade de todos os empresários e as sociedades empresárias manterem sua escrituração contábil regular, especialmente em atendimento ao que estabelece o artigo 1.078, quanto à prestação de contas e deliberação sobre o balanço patrimonial e a demonstração de resultado, cuja ata deverá atender ao que prevê o artigo 1.075, para ser arquivada e averbada na Junta Comercial. ”

Com esse artigo mais completo, eu tentei mostrar a importância do contador e as formas como ele pode e deve atuar. Esse profissional é essencial, especialmente em um país tão burocrático quanto o Brasil. Por isso, muita atenção na hora de escolher o seu: ele pode ser determinante para o seu sucesso!

 

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Segurança

Cuidados básicos que toda PME deve adotar para se proteger de crimes virtuais

Enquanto as grandes corporações sofrem com ameaças como espionagem, as PMEs são vítimas de golpes que obtêm sucesso ao não encontrarem grandes barreiras de segurança nos sistemas corporativos que possam detê-los.

A diferença está nas consequências dos ataques, quando realizados em empresas de diferentes portes. Para se ter uma ideia dos problemas causados por ciberataques em PMEs, por exemplo, basta perguntar ao pequeno e médio empreendedor o que aconteceria com seu negócio, caso sua empresa fosse atacada e todos os dados fossem perdidos. Provavelmente, a maioria deles teria um prejuízo sem precedentes, e – no pior dos cenários-, encerraria suas atividades.

Alguns líderes de PMEs não enxergam sua empresa como um alvo em potencial, quando, na verdade, existem golpes direcionados a companhias de todos os tamanhos. Por essa percepção de realidade distorcida, muitos pequenos empreendedores acabam por realizar o investimento adequado somente depois da empresa ter sido vítima de um ataque virtual.

Em geral, os criminosos estão atrás de todos os tipos de dados, desde informações pessoais até dados bancários. Vale lembrar, que a educação sobre o tema ainda é o melhor caminho para o combate ao cibercrime. Por isso, embora pareça uma orientação ultrapassada, definir regras de conduta claras e objetivas, além de treinar os colaborados para que tenham em mente algumas orientações sobre golpes de engenharia social, ainda podem evitar um grande número de golpes.
Outra importante dica é orientar os funcionários a definirem senhas fortes e distintas em seus aparelhos e rede. Caso a empresa permita o BYOD (Traga seu próprio aparelho, na tradução do inglês), alerte os funcionários para os riscos a que estão expostos e ative senhas de segurança para todos os dispositivos, sejam eles computadores, tablets ou smartphones. Além disso, sugira a eles diminuir o tempo de bloqueio do celular, evitando o vazamento de dados.

Outra prática cada vez mais comum é utilizar o computador portátil do trabalho para se conectar a redes WiFi públicas, como por exemplo, redes de bares, cafés, aeroportos, etc. Nesses casos, devemos considerar que a segurança estará ligada aos controles existentes na rede. Com isso, muitos dos dados podem ser visíveis para outra pessoa que esteja conectada à mesma rede.

Parte essencial para a proteção dos dados, as tecnologias são a base da segurança da informação nas empresas. Geralmente, as tecnologias mais comuns nos computadores dos usuários são as seguintes: Antivírus, Firewall e Antispam.

Proteger informações confidenciais da organização é também proteger o negócio. Por isso, tanto a utilização das tecnologias para segurança, como a educação de seus usuários sobre as ameaças e técnicas de proteção, ajudam a garantir a continuidade do negócio.

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