Controle de contas: 7 dicas para a sua empresa

Controle de contas: 7 dicas para a sua empresa

Monitorar e acompanhar as operações financeiras é fundamental para manter o controle de contas, das informações sobre o volume de contas a pagar e receber da empresa. Esse processo é essencial para garantir a gestão financeira empresarial equilibrada. Sei que isso é um pouco complicado, mas estou aqui para ajudar você a entender que o controle de contas funcionará como uma alavanca propulsora para o empreendimento, conferindo ao negócio, mais autoridade e fortalecimento competitivo no mercado.

O objetivo deste post é mostrar que, para a empresa crescer de forma organizada, você deve garantir que o gerenciamento de estoque, os investimentos e a distribuição de dividendos, entre outros aspectos, estejam de acordo com as suas condições financeiras. É só seguir estas 7 dicas que eu vou deixar para você!

O que é gestão financeira e qual a sua importância para uma empresa?

Você se lembra que todas as ações de uma empresa se relacionam com o planejamento, a análise e o controle das atividades financeiras? Bem, as contas a pagar e a receber são importantes parâmetros de informações para a gestão do empreendimento e processos decisórios.

Para que a sua empresa tenha uma boa gestão financeira é necessário controlar as operações, sendo fundamental a emissão de relatórios de fluxo de caixa que demonstrem claramente as operações realizadas em um período. Ao contar com uma boa gestão financeira, os resultados são bem expressivos.

  • Programação correta das ações financeiras;
  • cumprimento de prazos;
  • minimização de prejuízos com pagamento de multa e juros;
  • redução dos riscos e erros;
  • previsão de despesas e receitas;
  • engajamento, produtividade e motivação da equipe;
  • otimização dos processos;
  • controle financeiro.

Como controlar melhor as contas da sua empresa?

Vivemos em um mundo capitalista, tecnológico e altamente consumista. O que pode ser ruim para uns é excelente para qualquer empresa que trabalhe com vendas. Quanto mais produtos vendidos, melhor a saúde financeira e o lucro correspondente.

Preparei algumas dicas para auxiliar no controle efetivo de contas do seu negócio, visando sempre o aumento em seus resultados. Prosperar exige esforço e dedicação, além de controle rigoroso para garantir uma saúde financeira equilibrada. Confira!

1. Faça um planejamento financeiro

Um item fundamental para o sucesso do controle de contas é a adoção do planejamento financeiro — é importante ter uma planilha que mostre todas as despesas fixas da empresa, para que o gestor possa programar os gastos de um período e as entradas de capital.

Não espere apenas que o mercado aponte o rumo a seguir. Coloque no papel tudo que sua empresa é capaz de oferecer e identifique o que é preciso — mão de obra, recursos técnicos, estratégias etc. — para traçar objetivos e trabalhar sobre cada perspectiva.

1.1. Uso de software

Esse controle também pode ser obtido por meio da implantação de um software, tornando o processo mais simples e ágil. Vale sempre lembrar o quanto o planejamento é uma ferramenta essencial para que o seu estabelecimento tenha resultados positivos.

Um bom sistema de gestão financeira facilita a operacionalização e acompanhamento dos processos financeiros e fiscais, além da integração entre departamentos para tornar as informações mais ágeis e padronizadas.

1.2. Custo das ações de marketing

Ter um planejamento anual bem definido possibilita melhores investimentos em ações de marketing que potencializem o negócio e alavanquem as vendas de maneira equilibrada e contínua.

Entretanto, a cada campanha é preciso mensurar os resultados para que o tempo e o montante despendido não sejam em vão e a empresa termine no vermelho e sem capital de giro para um novo começo.

Se você planeja as ações da sua empresa certamente tem uma visão do todo e pode se valer de alguns aspectos para prever o cenário futuro, com escalabilidade adequada, dentro do segmento do seu negócio.

2. Seja organizado

A boa organização permite um melhor gerenciamento das informações, que, geradas e armazenadas adequadamente servem de base para a emissão de relatórios analíticos e confiáveis.

Dessa forma, fica mais fácil “prever” os resultados financeiros e sustentar um planejamento pautado em dados reais. Nada pior para uma empresa do que planejar boas estratégias e descobrir logo à frente que não há condições de dar passos por falta de recursos.

Dentro desse cenário é essencial estipular metas e se comprometer a cumpri-las. É claro que as metas precisam ser críveis e alcançáveis, para que toda a equipe envolvida se sinta motivada e engajada a lutar por um posicionamento de destaque no mercado.

2.1. Arquivamento cronológico

Na estrutura física, mantenha um arquivo com a documentação financeira, fiscal e contábil (se essa for gerenciada de dentro da empresa) sempre atualizada e em ordem, para que qualquer consulta seja rápida e eficiente.

Mesmo com a tecnologia e um software eficiente há documentos que, por lei exigem um armazenamento por determinado período para consulta ou comprovação em caso de fiscalização ou auditoria.

2.2. Controle de estoque

Eu vou aproveitar que estamos falando sobre organização para citar controle de estoque e como ele impacta o negócio financeiro da empresa. Vamos desenvolver melhor o assunto e analisar juntos as variáveis.

Para montar um estoque, você precisou desembolsar alguma quantia e investir em produtos, certo? Imaginando seu método de gestão, penso que a intenção era vender o maior volume possível, fazer o recurso girar e assim, reaver o investimento.

Só que nem tudo funciona conforme o planejado e há sempre interferências externas que contribuem para as mudanças de planos. Se as estratégias de vendas não alcançarem os objetivos propostos, estude uma forma de se livrar daqueles produtos com giro baixo no estoque.

Você pode, por exemplo, promover uma ação com descontos ou fretes grátis para produtos específicos — exatamente os que estão gerando prejuízo, parados no estoque — e contemplar o cliente com um custo-benefício não esperado.

É possível que ações como essas não acarretem lucro, mas será melhor manter o equilíbrio entre as contas sem qualquer margem de ganhos do que amargar um prejuízo eterno com baixas chances de reversão.

3. Realize o controle de todos os gastos

Para o planejamento ter êxito, é importante que o controle financeiro de gastos seja feito e você assegure os bons resultados. Isso só será alcançado se seu negócio vender e, consequentemente, receber mais do que gastar.

Por isso é tão importante manter o controle dos gastos fixos e dos gastos variáveis, e fazer uma análise diária das contas e dos lançamentos financeiros, de forma que sempre existam recursos para honrar seus compromissos.

3.1. Monte um fluxo de caixa

fluxo de caixa, inclusive é o responsável por concentrar todas as movimentações financeiras da empresa e distribuir informações gerenciais. Todas as entradas e saídas devem estar devidamente computadas para facilitar a análise e controle.

Jamais deixe de conciliar as contas bancárias e comparar os saldos com o descritivo do fluxo de caixa. É possível que em algum momento apareça no extrato bancário um valor não identificado de imediato e seja necessária uma busca apurada nas contas de débito e crédito para identificar a origem.

Deixar passar um valor sem conciliação é abrir precedentes para um desacerto financeiro difícil de controlar e colocar novamente em dia. Se possível, designe uma só pessoa para cuidar desse processo e assim garantir que haverá um trabalho constante e apurado.

4. Pague as contas em dia

Uma das maneiras de evitar gastos sem necessidade (juros e multas) é procurar quitar as despesas em dia. Dessa forma, você precisa ter o fluxo de caixa da empresa atualizado, para garantir o pagamento das contas sem atrasos.

Caso seu empreendimento não esteja em boas condições financeiras, e se encontre, por exemplo, com despesas em aberto, verifique quais delas podem ser negociadas com os credores, para diminuir o valor de juros e multas a ser pago.

Ter dívidas não vai ajudar o seu negócio, muito pelo contrário, vai criar uma imagem negativa de empresa com comportamento inadequado de finanças, o que, certamente você não deseja sob qualquer circunstância.

Se ainda assim você sentir que está prestes a entrar em um ciclo de inadimplência incontrolável, retroceda um pouco nas ações e atue com o minimamente possível — sem fazer grandes investimento — até que as contas estejam em dia novamente.

5. Antecipe pagamentos que ofereçam desconto

É sempre inteligente verificar se há contas que oferecem descontos para pagamentos feitos antes da data de vencimento. A quitação antecipada, além de gerar economia de recursos, faz com que sua empresa conquiste crédito e boa imagem perante os seus fornecedores.

Assim como você, seus fornecedores estão também em busca de uma gestão financeira equilibrada e talvez seja possível negociar a antecipação dos débitos para pagamento à vista com boa vantagem para o caixa.

6. Cuide para que não haja endividamento

Você precisa ter bastante cuidado com a possibilidade de endividamento de seu negócio. A regra básica de uma boa saúde financeira é gastar menos do que se ganha.

Por isso, o gerenciamento das informações referentes às contas a pagar deve ser feito de forma sistemática. A dívida da empresa precisa ser controlada, para que as contas não se tornem impagáveis por falta de geração de recursos.

O ideal é lutar para não contrair uma grande quantidade de empréstimos ou financiamentos sem ter as garantias de entrada dos recursos suficientes para quitação — procure por outros meios de capitalização e rentabilidade.

Contudo, se ainda assim, o endividamento for alto e exigir um volume de vendas expressivo para quitação, planeje a gestão financeira para liquidação o mais breve possível e assim não correr o risco de entrar na famosa “bola de neve”.

7. Negocie com seus credores

Com todas as informações organizadas e a análise de relatórios feita, é possível que você consiga prever as ocorrências e se haverá um risco iminente de o fluxo de caixa da empresa não conseguir honrar suas dívidas.

Para evitar problemas junto aos seus fornecedores e o acúmulo de juros, você pode negociar a mudança nos prazos para pagamentos de determinadas contas, evitando que haja necessidade de tomar empréstimos e se endividar ainda mais.

O bom controle de contas contribui para que todos os compromissos sejam honrados e que haja sobra de capital para ser reinvestido na empresa, garantido o crescimento do seu negócio.

Evite ao máximo descumprir os prazos, pois, caso você precise contar com a parceria de um fornecedor no futuro, ele se lembrará da sua empresa e do seu comportamento de bom pagador, concedendo um crédito imediato.

Por que considerar todas as etapas citadas neste post?

Lembra que eu disse no início deste post que todas as atividades da empresa desaguam na gestão financeira? Todas as dicas que eu deixei para ajudar no seu negócio estão de alguma forma entrelaçadas e seguir um caminho linear fará com que seus resultados sejam positivos e surpreendentes.

Não tenha a certeza do sucesso, mesmo que o seu negócio apresente um alto potencial de aceitação no mercado. É preciso planejar bem todos os passos e se possível, simular situações antes da decisão final sobre uma estratégia.

Preciso dizer a você que a saúde financeira tem peso substancial nas decisões e também na visibilidade da empresa no cenário mercadológico. Isso, porque características como organização, disciplina e boas intenções elevam um negócio a um patamar bastante diferenciado.

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Rodrigo Ventura
Rodrigo Ventura

Rodrigo Ventura é engenheiro e mestre em venture capital. Foi sócio de uma gestora de fundos por 10 anos. É o fundador da Escola do Financeiro, onde ajuda empresas a terem um financeiro mais estratégico. Foi o primeiro mentor da rede Endeavor em Santa Catarina, é instrutor do SEBRAE, da aceleradora Darwin e é embaixador de gestão financeira do projeto ACATE Startups.

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