Como fazer a Gestão de Contratos de forma eficiente

Como fazer a Gestão de Contratos de forma eficiente
Maxime Troubat
Maxime Troubat
CEO @ Juridoc

Todo empresário sabe: quando falamos de negócios, estamos falando de relacionamentos, sejam eles com clientes, fornecedores, parceiros e mesmo com órgãos públicos, como a Receita Federal — e, na maior parte dos casos, esses relacionamentos precisam ser oficializados por meio de contratos. É nesse documento que estão inseridas informações essenciais como prazos, valores, além de possíveis multas ou sanções por descumprimento dos termos. E, tão importante quanto fechar um contrato, é preciso saber fazer a gestão de contratos da melhor maneira possível.

Então aqui estão algumas dicas e sugestões que vão ajudá-lo a eliminar riscos e erros durante criação de seus contratos e, ao mesmo tempo, levar o processo adiante sem problemas. Acompanhe e descubra como fazer uma boa gestão de contratos:

1 – Fique atento à redação do contrato

 

gestão de contratos - Fique atento a redação do contrato

 

O primeiro passo para evitar dores de cabeça com contratos é garantir que eles sejam redigidos da maneira mais clara e assertiva possível. Engana-se quem pensa que um bom contrato é apenas aquele vantajoso financeiramente para o seu negócio: o importante é que o contrato, mesmo quando se tratar de processos futuros, esteja alinhado às capacidades financeiras e técnicas da sua empresa. Ou seja, não feche negócios que sua empresa não tenha capacidade de suprir, não contrate serviços que seu negócio não é capaz de honrar.

Além disso, discrimine de maneira clara as multas e penalidades referentes a quebras de termos do contrato para ambas as partes, fazendo que o contrato também seja uma garantia para o seu negócio. Vale sempre lembrar que uma assistência jurídica pode fazer a diferença nessa hora!

2 – Seja objetivo e inovador em sua abordagem de gerenciamento

 

gestão de contratos : Seja objetivo e inovador em sua abordagem de gerenciamento

 

Sabemos que o objetivo no desenvolvimento de qualquer contrato é propor um claro entendimento entre as partes envolvidas, principalmente, sobre as obrigações de cada um. Do mesmo modo, a finalidade da gestão de contratos é igualmente simples. Ou seja, seu objetivo principal é garantir o cumprimento do contrato, visto que todo acordo oferece um equilíbrio entre risco e oportunidade. E é nesse ponto – entre risco e oportunidade – que a gestão deve ser eficiente.

Em resumo, deve eliminar o risco e criar oportunidades. Se partirmos desse ponto, é fácil entender que a gestão de contratos é muito mais do que simplesmente esboçar um acordo entre duas partes, reunir assinaturas e seguir em frente.
As empresas precisam olhar seus contratos sob uma nova perspectiva, entendendo que é preciso gerenciar todo o ciclo de vida desse documento. E isso somente é possível quando se abandonam práticas manuais e adotam-se ferramentas baseadas em tecnologia.

Dados recentes, por exemplo, mostram que a automação do processo de gestão de contratos pode reduzir os custos em até 30% e os ciclos de negociação em 50%. Assim como aumentar a receita de uma empresa em até 9%. Parte disso se deve ao fato que uma solução digital não somente organiza e simplifica o fluxo de trabalho, mas também fortalece os relacionamentos com fornecedores, clientes e colaboradores.

 

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3 – Organize bem os contratos

 

Gestão de contratos : orgganize bem os contratos

 

Se você está lendo esse post, certamente sua empresa já tem alguns contratos firmados. Mas como esses documentos estão arquivados? Você saberia localizar com rapidez o contrato com a fornecedora X ou com o cliente Y? Pois saiba que a organização é extremamente importante para a agilidade do seu negócio!

Para pequenos empresários, um arquivo bem organizado pode ser feito até mesmo com o auxílio de armários ou escrivaninhas. Minha dica é separar os contratos de acordo com sua natureza (contratos com clientes, contratos com fornecedores, contratos órgãos públicos, etc.) Em seguida, separe os contratos por ordem de duração, aqueles com vencimento em um mês, um semestre, um ano ou mais.

4 – Monitore os contratos

 

gestao de contratos : Monitore os contratos

 

Por mais que os contratos sejam firmados para estabelecer papéis sólidos, eles também podem ser uma garantia de flexibilidade. Deixe-me explicar melhor: é comum que um documento já preveja determinadas mudanças, como uma renovação automático, aumento de tarifas após determinado prazo e mesmo a aplicação de multas conforme atrasos.

Por isso, é importante ter uma noção exata de quando esses valores e condições mudarão e planejar como sua empresa reagirá a essas mudanças. Por exemplo: vamos supor que a sua empresa contratou um serviço de internet e TI que prevê uma valor X durante os três primeiros meses do contrato mas que, passado esse prazo, esse valor passará a ser 2X.

O impacto financeiro dessa mudança, mesmo que previamente acordada, precisa ser estudado pela sua empresa e ela precisa estar pronta para honrar o compromisso. Mas como montar um fluxo de trabalho que permita criar, planejar, administrar e gerenciar o contrato de maneira contínua? Com certeza, rastrear esses contratos, planejar atividades periódicas de revisão, relatórios de progresso e assim por diante de forma manual pode criar apenas gargalos em sua gestão e não leva-lo à solução dos problemas.

 

 

Mas a boa notícia é que uma plataforma de gestão de contratos ou CLM (Contract Lifecycle Management) pode acompanhar desde a criação, revisão, assinatura até o desempenho do contrato. Em suma, ao utilizar as ferramentas certas, você eleva as chances de seus projetos se tornarem bem-sucedidos, suas vendas alavancarem, juntamente com o seu poder de negociação.

5 – Aprimore a colaboração entre as equipes

 

gestão de contrato : Organize a sua equipe

 

De modo geral, sempre há mais de uma pessoa envolvida em um contrato ou em um processo de contratação. Logo, a colaboração e transparência no processo são vitais para uma gestão eficiente. É por isso que você deve se preocupar com a forma como acontece a colaboração real entre as equipes na sua empresa. Por exemplo, o modo como são enviados os rascunhos de documentos, comentários e sugestões influenciam na visibilidade sobre as alterações realizadas em um documento.

Do mesmo modo, uma boa colaboração entre as equipes está diretamente relacionada com o tempo que leva o todo o processo até a assinatura. Por isso, quando as equipes ou departamentos não estão alinhados, podem surgir ruídos e
falhas na comunicação, além de longos encadeamentos para aprovações internas.

Enfim é importante que a colaboração seja simples e fácil e que permita aos colaboradores trabalhar em tempo real e, se possível, em conformidade com cláusulas e termos pré-aprovados. De fato, todos os elementos citados acima quando bem incorporados reduzem o trabalho repetitivo e aceleram os processos contratuais.

6 – Avalie a forma como você armazena seus contratos

 

gestao de contratos - armazenamento de contratos

 

Para avaliar se o modo que você armazena os seus documentos é o mais adequado, basta responder algumas perguntas:

– Quantos contratos ativos têm a sua empresa? Qual o estágio de cada um?

– Quem são os fornecedores e quais as datas de renovação?

Se você souber responder as perguntas acima, podemos assegurar que sua empresa mantém um gerenciamento adequado e estratégico. Ou seja, sua habilidade de gerenciamento depende, sobretudo, da forma como você armazena
seus documentos e da visibilidade do seu portfólio de contratos. Mas se os seus documentos ainda estão armazenados em discos rígidos ou desktops, sua empresa pode até mesmo estar correndo riscos, como falta de conformidade legal, visto que muitas informações podem estar desatualizadas.

Além do mais, fica difícil lidar com revisões, custos, cronogramas e controle de riscos quando os contratos encontram-se dispersos ou não podem ser facilmente encontrados para consultas e auditorias. Cabe destacar também a importância de avaliar o quanto os documentos da sua empresa estão seguros. A segurança, atualmente, está diretamente relacionada com a forma como dados importantes são arquivados, armazenados, processados e, por fim, descartados.

 

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7 – Use um software que ajude você a trabalhar de forma eficaz

 

gestão de contrato - utilize tecnologia para gestão de contratos

 

Hoje, graças à tecnologia como inteligência artificial e o advento das assinaturas digitais, é possível automatizar todo o processo de gerenciamento de contratos para equipes jurídicas, de vendas, compras e, até mesmo, de Recursos Humanos.

Portanto, se a sua empresa estiver usando uma combinação de diversos programas para estruturar um sistema de gestão de documentos, recomenda-se transição para uma solução completa projetada para gerenciar todo o ciclo de vida do contrato. O mesmo vale se a sua empresa ainda está criando contratos em papel.

Mas ao optar por uma solução tecnológica, lembre-se que ela deve simplificar e melhorar os processos de trabalho já existentes e tornar o seu fluxo de trabalho mais eficaz e não complicá-los. Resumindo, a ferramenta que você escolher deve adaptar-se facilmente às suas necessidades e não exigir um compilado de adaptações da sua parte.

A boa gestão de contratos é apenas uma das inúmeras funções que fazem parte da rotina de um bom empreendedor. Por fim, esperamos que nossas dicas e a descoberta de que todo o seu árduo processo de gerenciamento tem o potencial de ser automatizado, você sinta-se inspirado para supervisionar com sucesso a sua gestão de contratos!

Maxime Troubat
Maxime Troubat

Maxime é responsável pelo desenvolvimento de negócios e comunicação da Juridoc. Antes de lançar juridoc.com.br, participou da criação e desenvolvimento de sua agência de comunicação digital Airyourvoice, onde teve a oportunidade de acompanhar muitos empresários no desenvolvimento e implementação de suas estratégias e desenvolvimentos dos seus projetos. Maxime começou sua carreira na Petrossian em Paris. Ele se formou na Reims Management School.

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