Organize os documentos da empresa para evitar problemas

Organize os documentos da empresa para evitar problemas
Mateus Pinto
Mateus Pinto
Co-fundador @ Neoside Agency

Pior do que inadimplência é pagar e não ter nada documentado

Outro dia falei por aqui sobre a importância da gestão de contratos, vocês se lembram? Pois eu digo que é impressionante como acontecem as coincidências na nossa vida. Estava lá eu tratando com o contador da minha empresa quando ele lança: “preciso que você me encaminhe os comprovantes de pagamentos de impostos deste ano. Desde janeiro que não recebo nada”.

Pior do que não pagar é pagar e não imprimir nem o comprovante e nem a fatura de recolhimento do tributo, você não acha? Tenho que assumir que o lado burocrático da minha vida é a maior bagunça. Vou pagando as contas, deixo para imprimir depois, misturo contrato com cópia de documento dos meus sócios… tudo daquele jeito perfeito para, quando der um “xabu”, eu perder horas e horas (e saúde!) procurando tudo o que preciso. Decidi organizar todos os documentos da empresa da seguinte forma, depois de passar este nervoso:

  • Separar, em uma pasta, todos os documentos referentes aos meu funcionários, por ordem alfabética e separados entre si (cópias de RG, CPF, fichas cadastrais, contrato de trabalho, holerite assinado, comprovante de depósito bancário etc)
  • Guardar, em outro lugar, documentos daqueles que já foram empregados, mas que hoje não estão mais na empresa (o mesmo exemplo dos de cima, mais os contratos de rescisão trabalhista etc)
  • Separar meus livros-ponto e deixá-los em ordem cronológica
  • Cuidar dos contratos de forma adequada
  • Manter o contrato social da minha empresa e todas as informações sobre ela – CNPJ, cadastro na junta comercial, documentos do INPI, etc – acessíveis e identificadas
  • Armazenar recibos de pagamento e recebimento, sem deixar em qualquer lugar, separando em pastas identificadas com mês e ano.
  • Dar uma atenção especial a pagamentos de tributos e operações fiscais em geral, que devem não somente ser impressos, mas armazenados de forma digitalizada para backup

Claro que isso é a visão de um empreendedor. Sempre peça ajuda de especialistas – seu contador, seu advogado e pessoal do RH – para saber direitinho como proceder. E, no caso de ter algo a adicionar, comente este post com a sua dica!

Mateus Pinto
Mateus Pinto

Publicitário com 20 anos de experiência. Mateus é diretor de arte da Globalweb corp e Co-fundador da agência de Marketing Digital Neoside.

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