Regime de caixa e competência: saiba o que são e quais as diferenças

Regime de caixa e competência: saiba o que são e quais as diferenças

Todo gestor precisa garantir que sua empresa esteja com boa saúde financeira. Assim, precisamos entender alguns conceitos de contabilidade, para que possamos tomar decisões mais prudentes. Uma concepção importante é assimilar a diferença entre regime de caixa e competência.

Confesso a você que na primeira vez que ouvi falar desses termos, ao longo dos meus estudos sobre gestão financeira empresarial, fiquei um pouco assustado, imaginando ser algo de outro mundo.

Mas, por sorte, encontrei pessoas que me explicaram isso de uma maneira tão didática que não me confundo mais. Agora, tento agir da mesma forma com todo mundo também.

Sendo assim, se você quer entender, por meio de palavras fáceis, sem tantos termos técnicos, o que isso significa regime de caixa e competência, fique tranquilo. Você está no lugar certo. Encoste sua coluna confortavelmente na cadeira e me siga nas seguintes linhas!

O que é um regime de caixa?

Bem, antes de tudo, essas definições se referem aos procedimentos e momentos em que os registros dos fatos contábeis são realizados, ou seja, o instante em que as receitas e despesas são reconhecidas.

No regime de caixa, podemos dizer que a situação financeira reflete a realidade do agora. Isso porque as receitas são reconhecidas apenas na hora do recebimento e as despesas na hora do pagamento.

Vamos a um exemplo? Imagine que João tenha uma loja (virtual ou física, tanto faz). Para que esse negócio funcione, ele precisa fazer constantes aquisições de matérias-primas com fornecedores, além de pagar os devidos impostos ao governo, os salários a seus funcionários, os investimentos com marketing digital e certos custos, como luz e água, do local em que ele realiza algumas funções.

Mas ele não tem apenas despesas. Seu negócio vai muito bem, as vendas crescem e mais clientes chegam. Acontece que cada consumidor tem certa preferência na hora do pagamento. Alguns pagam à vista, outros preferem dividir no máximo de parcelas possíveis.

Nesse regime contábil, João sempre olhará para seu saldo apenas no dia em que tiver de pagar ou for receber alguma coisa. Assim, mesmo que agora seu saldo esteja negativo e ele tenha R$ 60.000 para receber daqui 30 dias, ele não contará com o ovo antes da galinha. Ele só colocará esse valor no cálculo quando ele cair na conta.

Vantagem e desvantagem

A simplicidade na apuração é a principal vantagem do regime do caixa. Também podemos falar que as declarações do fluxo de caixa — algo que é primordial fazer — ficam mais práticas assim.

A desvantagem é a imprecisão quanto ao futuro. João pode olhar para seu saldo e saber exatamente o que tem agora. Mas por mais que esteja tudo maravilhoso hoje, ele não terá certeza das coisas daqui 6 meses.

O que é um regime de competência?

Ok, então falei ali em cima que esses dois procedimentos contábeis se diferenciam pelo momento em que despesas e receitas são reconhecidas. Se eles fossem duas pessoas, poderíamos dizer que o regime de caixa tem o perfil de um cara que não gosta de contar com o incerto. Ele pensaria: “e se acontecer alguma coisa e meus clientes atrasarem o pagamento? E se resolverem não me pagar mais?”.

Já o regime de competência é aquele mais otimista. Ele pensa: “se eu vendi o produto, tenho todo o direito de receber por ele. É claro que vão me pagar em algum momento”. Assim, esse último regime contábil identifica os valores a pagar e a receber quando acontece o fato gerador, ou seja, a partir do instante em que se cria um direito ou dever.

Pegando um gancho com o exemplo que eu dei sobre a loja do João, se ele assume responsabilidade com seus fornecedores, para pagamentos futuros, e se ele vende produtos a clientes, essas duas situações geram, respectivamente, um dever e um direito. Ele ainda não pagou tudo nem recebeu, mas os valores já fazem parte do cálculo.

Dessa forma, ele contabilizaria todo o seu dinheiro com antecedência. Por exemplo, se hoje diversos clientes comprassem e isso gerasse um faturamento de R$ 50.000, com previsão de entrar, em partes, daqui 30d, 60d, 90d, ele não esperaria cada parcela cair na conta. Todos os R$ 50.000 já estariam no orçamento. Com as despesas, o pensamento é o mesmo.

Vantagem e desvantagem

Uma vantagem legal aqui é que João poderá fazer um planejamento avançado com relação ao que ele terá de pagar e receber, tanto no curto quanto no longo prazo. Assim, com uma visão macro, ele pode perceber problemas futuros e se antecipar a eles, para que as contas não fiquem no vermelho.

Além disso, ele também pode avaliar a depreciação — por meio do Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) — e identificar se sua loja teve lucro ou prejuízo em determinado período. Aliás, o recomendado é que esse cálculo seja realmente realizado por tal regime.

Já a desvantagem pode ser o grande trabalho para fazer registros com valores altos, além de ter de anotar cada vez que, por exemplo, um dinheiro era para ter caído na conta, mas não entrou.

Entre o regime de caixa e competência, qual escolher?

E agora? Já que cada regime tem vantagens e desvantagens, como identificar o melhor para você?

Bem, vou contar uma curiosidade, primeiro. A Administração Pública, no enfoque orçamentário, utiliza o regime misto, ou seja, um pouco de cada. Para as receitas, ela adota o regime de caixa — só as coloca na conta quando o dinheiro realmente cai.

É um jeito de agir com mais cautela. Pois imagine que determinado município precisa investir em melhorias na saúde, mas é obrigado esperar todos os contribuintes pagarem seus devidos impostos para começar alguma obra. É bastante arriscado, já que sabemos que, na realidade, muitos sonegam ou atrasam boletos. Assim, ele precisa usar o dinheiro que já está no caixa.

Já para as despesas ela utiliza o regime de competência. Afinal, se é um dever da União pagar os salários dos policiais civis, por exemplo, esse dinheiro precisa fazer parte do planejamento financeiro dos próximos anos. Até porque ela precisa estimar todas suas despesas futuras, para tentar deixar as contas equilibradas (pelo menos, na teoria).

Sendo assim, você, meu amigo empreendedor, também pode usar — dependendo da situação — os dois. Isso porque, como comentei, o DRE precisa ser levantado pelo regime de competência. O mesmo acontece no Imposto de Renda. A legislação e os princípios contábeis consideram esse regime como o oficial.

Já o regime de caixa é importante para apurar os demonstrativos financeiros da empresa, como o Demonstrativo do Fluxo de Caixa. Por ele ser mais simples, é usual que pequenos empresários ou MEI optem por ele na maior parte do tempo.

Agora você conseguiu entender a diferença entre regime de caixa e competência? Ambos são importantes e cada um tem seus pontos positivos e negativos. Seguir o exemplo da Administração Pública, que se beneficia dos dois, dependendo do instante, tende a ser uma solução efetiva para muitos empreendedores. De qualquer forma, não deixe de acompanhar a situação financeira do seu negócio.

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Rodrigo Ventura
Rodrigo Ventura

Rodrigo Ventura é engenheiro e mestre em venture capital. Foi sócio de uma gestora de fundos por 10 anos. É o fundador da Escola do Financeiro, onde ajuda empresas a terem um financeiro mais estratégico. Foi o primeiro mentor da rede Endeavor em Santa Catarina, é instrutor do SEBRAE, da aceleradora Darwin e é embaixador de gestão financeira do projeto ACATE Startups.

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