As 7 melhores práticas de controle financeiro empresarial

As 7 melhores práticas de controle financeiro empresarial

Um grande empreendedor sabe a importância de fazer um controle financeiro empresarial eficiente. Como exemplo, posso dizer que somente uma gestão adequada das finanças permite que o negócio cresça e se desenvolva, porque proporciona uma reserva de investimentos.

Porém, uma gestão financeira empresarial apropriada pode ser difícil de implementar e eu entendo que muitas vezes estamos sozinhos à frente do negócio, precisando nos desdobrar em várias pessoas para dar conta de tudo. Por isso, gostaria de compartilhar algumas dicas com você, amigo empreendedor e gestor de pequenas empresas!

A seguir, falarei quais são os 7 passos principais que devem ser implementados para atingir um controle financeiro impecável. Você me acompanha? Boa leitura!

1. Faça o controle de caixa

Um controle de caixa é a primeira dica para ter um bom planejamento financeiro empresarial. Afinal, mesmo que você não queira fazer uma gestão rígida, o controle do fluxo de entrada e saída de dinheiro precisa ser feito.

O motivo principal é que, caso você não faça isso, como compreenderá a capacidade de lucro do seu negócio? Além do mais, é por meio desse controle de caixa que a gestão financeira da empresa conseguirá se basear.

Veja algumas perguntas que somente a análise do fluxo de entrada e saída de dinheiro consegue responder:

  • Qual foi o lucro dos últimos 6 meses?
  • É possível guardar dinheiro para investir?
  • Quais despesas podem ser reduzidas ou cortadas?
  • Qual a lucratividade do negócio no mês corrente?

2. Registre todas as operações financeiras

O fluxo de caixa controla as entradas e saídas. Então você já está anotando algumas operações financeiras, certo? Porém, o controle de caixa oferece uma visão simplificada dos últimos gastos. É preciso utilizá-lo como ponto de partida para desenvolver uma estratégia ainda mais eficiente de gestão financeira.

Toda e qualquer movimentação ocorrida nas finanças da empresa devem ser anotadas — inclusive as transferências entre contas da empresa. Foi necessário adiantar o vale-transporte do colaborador? Faça a anotação. Você comprou um pacote de folhas A4? Anote também. Parou para um cafezinho depois de visitar o cliente? É preciso anotar este gasto!

No final do mês ou do ano, quando as pessoas costumam fechar o balancete, é comum aparecer diferenças nos valores. Isso acontece porque alguma coisa não foi anotada. Por isso pense em deixar o controle dessas duas etapas — fluxo do caixa e registro das atividades financeiras — na mão de somente uma pessoa. Ela ficará encarregada de agrupar e verificar cada informação.

Para facilitar o registro das operações financeiras, veja algumas dicas:

  • peça a seus colaboradores os recibos e notas fiscais do que for comprado;
  • utilize cartões de débito e crédito nas suas operações, pois eles registram automaticamente qualquer alteração financeira;
  • guarde qualquer recibo e nota fiscal, pois servirão de referência caso haja divergência de valores.

3. Separe os gastos

Como confiamos um no outro, amigo empreendedor, podemos ser sinceros e dizer: quem nunca usou o dinheiro da própria empresa para custear algum gasto pessoal? Mas é preciso ter atenção para que isso não se torne um hábito, pois tal atitude é um aspecto mal visto principalmente se você tem sócios.

Além disso, se não houver um controle correto, haverá excesso de gastos que não serão cobertos pelos lucros. Por isso, o mais adequado é separar os gastos da empresa dos gastos pessoais.

Se você administra uma pequena empresa com sócios, já é previsto que você tenha acesso aos lucros mensais da sua parte. Neste caso, é preciso uma melhor programação a fim de que os custos da sua vida particular não se misturem com as despesas do empreendimento.

Uma situação comum, também, é o empreendedor individual que trabalha sozinho. Mesmo nessa situação, o controle financeiro empresarial deve ser feito. Então, separe uma porcentagem da sua renda para seus gastos particulares, deixando um montante para os custos profissionais de MEIimpostos, insumos de trabalho, gastos com prospecção e manutenção de clientes etc.

4. Crie um fundo de reserva

Já aconteceu com você — seja na sua casa, seja na sua empresa — de ter um gasto inesperado? Uma das crianças ficou doente e precisou de vários remédios. ou o computador estragou e teve que ir para o conserto. Qualquer uma dessas situações é corriqueira para os empreendedores brasileiros, pois a vida de empresário não é tão regulada quanto a de um trabalhador comum.

Para diminuir os impactos dos imprevistos na saúde financeira, é aconselhável seguir um controle financeiro empresarial que gere acúmulo de capital. Só assim será possível criar um fundo de reserva para amortecer os gastos inesperados.

Então, comece direcionando uma parte do lucro líquido — isto é, já depois de descontado tributos e encargos — para um investimento de baixo risco e alta liquidez. Assim, você alia segurança e consegue resgatar o valor a qualquer momento.

No início, é melhor trabalhar com o Tesouro Direto, que oferece alta liquidez. Contudo, entre as opções, o Tesouro Selic é a melhor para a formação de uma reserva de emergência, porque nunca gera perdas em caso de saque antecipado. Trabalhar com um Certificado de Depósito Bancário (CDB) de liquidez diária também é outra boa alternativa.

Ambas as sugestões sofrem incidência de Imposto de Renda (IR), de acordo com a tabela regressiva, que vai de 22,5% (seis meses de aplicação) a 15% (mais de dois anos). Para saques com menos de 30 dias, também há cobrança de Imposto sobre Operações Financeiras (IOF). Ainda assim, são opções melhores que a poupança, porque oferecem um rendimento maior.

5. Faça projeções para o longo prazo

Um bom controle financeiro empresarial demanda que seja feito um planejamento de longo prazo, tanto da situação da empresa quanto do mercado. Essa prática permite alinhar o investimento para fazer o negócio rodar com o faturamento que ele vai gerar, evitando possíveis problemas com o capital de giro no futuro.

Por isso, é fundamental conhecer como está o ciclo operacional das atividades da empresa e saber definir o valor das despesas que existem em cada etapa, como aquisição, estocagem, fabricação, venda e pagamento, para que todas as despesas sejam planejadas de acordo com seu potencial de retorno.

6. Procure a ajuda de especialistas financeiros

Na maioria das vezes, o pequeno empresário não possui conhecimento suficiente sobre práticas de contabilidade e administração de empresas — o que faz com que diversos erros financeiros sejam cometidos durante seu percurso como empreendedor.

Nesses casos, o melhor é ter o auxílio de um bom profissional da área, como seu contador ou um especialista em gestão de negócios. Eles te orientarão para organizar seu planejamento da melhor forma, corrigindo quaisquer erros na gestão do dinheiro de sua empresa e sanando todas as dúvidas financeiras que por ventura você tenha.

7. Implemente a gestão digital

Aqui no Guia Empreendedor eu costumo sugerir o uso de tecnologias, pois elas nos ajudam em vários pontos da rotina financeira. Um sistema de gestão é ideal para acompanhar o controle financeiro empresarial, pois ele consegue automatizar algumas etapas desse processo, trazendo mais agilidade e precisão nas informações controladas.

Durante todo dia, semana e mês novas informações entrarão em seu controle financeiro empresarial, vindas de diversas origens. Por isso, utilizar apenas planilhas eletrônicas acaba sendo cansativo e desperdiça tempo com as constantes atualizações. Um software de gestão financeira — gratuito ou pago — consegue suprir bem essa demanda.

Além do mais, esses programas contábeis têm a função de já calcular todas as fórmulas necessárias para acompanhar os indicadores de desempenho financeiro. Assim, relatórios de análise podem ser impressos a fim de entender melhor como está a saúde da empresa e basear a tomada de decisão em informações concretas.

Os primeiros meses do negócio são os mais difíceis de fazer um controle financeiro empresarial. Afinal, tudo está no começo e ainda não temos todas as “manhas” que um empreendedor mais experiente já sabe. Esse é um dos motivos que fazem com que eu sempre compartilhe meus conhecimentos aqui no blog.

Não perca tempo deixando as finanças do seu negócio sem a devida atenção. Lembre-se sempre de que fluxo de caixa é o coração de qualquer empresa. Logo, conhecer e cuidar corretamente do dinheiro do seu negócio é trabalhar para que ele continue operando bem e existindo por um longo tempo.

Vamos conversar mais? Deixe um comentário no post falando sobre suas dificuldades em fazer um controle financeiro adequado e como essas dicas vão ajudar na sua gestão. Até a próxima!

Rodrigo Ventura
Rodrigo Ventura

Rodrigo Ventura é engenheiro e mestre em venture capital. Foi sócio de uma gestora de fundos por 10 anos. É o fundador da Escola do Financeiro, onde ajuda empresas a terem um financeiro mais estratégico. Foi o primeiro mentor da rede Endeavor em Santa Catarina, é instrutor do SEBRAE, da aceleradora Darwin e é embaixador de gestão financeira do projeto ACATE Startups.

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