Você sabe o que é nota fiscal? Esse documento é fundamental para atestar a credibilidade de uma empresa e garantir algumas vantagens ao consumidor. Afinal, sem a nota, não há como conhecer a procedência e assegurar a durabilidade dos produtos, não é mesmo?

No entanto, muitos empreendedores não entendem a importância das notas fiscais para suas empresas. Com isso, se veem cheios de dúvidas a respeito delas e, além de tudo, sobre como utilizá-las.

Sabendo disso, para esclarecer essas incertezas de uma vez por todas, no post de hoje vou responder as principais questões sobre nota fiscal. Continue lendo e confira!

1. O que é uma nota fiscal?

Basicamente, a nota fiscal é a comprovação de que ocorreu uma venda ou prestação de serviço. Trata-se, portanto, de um documento de grande importância, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Ela é fundamental para que a companhia possa ter um registro de suas vendas, esclarecer os impostos incidentes e, assim, facilitar a gestão fiscal.

Também é essencial para o cliente, pois por meio dela é possível obter benefícios, como suporte técnico em assistências e crédito fiscal. Além disso, por ser um documento que certifica o acontecimento de uma compra, pode ser usada para os registros financeiros.

2. Quais são as companhias que precisam emitir nota fiscal?

A emissão de nota fiscal é uma obrigação das empresas que contribuem para o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

No entanto, essa ação é facultativa para negócios enquadrados no regime Simples Nacional ou MEI (Microempreendedor Individual).

Se você ainda estiver com dúvidas quanto à natureza do seu negócio e, consequentemente, sobre a obrigação de emitir notas fiscais, busque mais informações no site da Secretaria da Fazenda do seu Estado ou no portal NF-e.

3. Qual tipo de emissão minha empresa deve fazer?

O tipo de emissão depende das atividades que o negócio efetua. Confira abaixo os modelos de nota fiscal existentes:

• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): deve ser emitida por companhias que prestam serviços;
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): obrigatória para indústrias e comércios;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): obrigatória para empresas que fazem o transporte de mercadorias;
• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): deve ser passada exclusivamente para o cliente final.

4. O que é natureza de operação?

A natureza de operação é o componente da nota fiscal que faz referência ao tipo de atividade realizada com o item negociado.

Existem várias classes de operações, entre elas podemos destacar:

• Nota Fiscal de Venda: para transação comercial com a entrega do produto;
• Nota Fiscal de Retorno: para o acompanhamento de itens, como no caso de consertos;
• Nota Fiscal de Remessa: voltada para o acompanhamento de bens que já contavam com um registro de operação, como remessa de venda;
• Nota Fiscal Complementar: visa o ajuste da quantidade de mercadorias, valores e impostos de uma nota fiscal anterior;
• Nota Fiscal de Devolução: serve para anular uma operação e devolver o item ao emissor original;
• Nota Fiscal de Entrega Futura: necessária quando o faturamento acontece antes da entrega do produto e, só então, é emitida a nota de remessa;
• Nota Fiscal de Venda Consignada: utilizada para a venda consignada;
• Nota Fiscal de Venda à Ordem: é necessária quando o empreendimento solicita que o próprio fornecedor entregue o produto ao cliente.

5. Como fazer a emissão de notas fiscais?

Se o seu negócio for comercial ou industrial, primeiramente é necessário ter uma inscrição estadual. Geralmente, ela é obtida no processo de abertura do CNPJ da empresa.

Em seguida, você deve verificar se, segundo a legislação, a emissão de notas físicas ou eletrônicas é obrigatória para a sua companhia. Para o caso de notas físicas, é necessário contar com uma Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) para a confecção das notas. Já para as eletrônicas, você precisa de uma habilitação na Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) e um sistema de gestão que possibilite a emissão das notas fiscais.

Para o caso de empresas prestadoras de serviços, a emissão de notas fiscais eletrônicas ocorre vinculada à Prefeitura do município de operação.

Finalmente, a emissão é realizada por meio do preenchimento dos dados de toda a transação, como o modelo do produto, quantidade, data etc.

6. O que é um emissor de notas fiscais?

Um emissor de notas fiscais é um software que gera esse tipo de documento com rapidez e facilidade. Normalmente, ele vem integrado a uma ferramenta de gestão, que controla vários setores da empresa, além de emitir as notas.

Dessa forma, o emissor altera o estoque, preenche todos os dados da nota fiscal, adiciona a quantia ao faturamento e se integra, inclusive, ao seu ponto de vendas no balcão ou loja virtual.

Além de tudo, plataformas como o GestãoCLick permitem realizar diversas atividades, como imprimir ou enviar DANFE por e-mail, baixar ou importar XML, além de emitir NF-e com certificado A1 ou A3, NFS-e e NFC-e.

Assim, um emissor de notas fiscais auxilia e melhora toda a gestão do negócio, automatiza as atividades, aumenta a produtividade e evita erros durante os processos.

7. Por que emitir notas fiscais?

Emitir notas fiscais é essencial para a credibilidade do seu negócio. Afinal, por meio desse documento é possível comprovar a legalidade das mercadorias, o pagamento dos tributos e a contabilidade de uma empresa. Com isso, você conquista a confiança dos seus fornecedores e clientes.

Esse tipo de documento assegura ainda a origem, a boa qualidade dos itens e a garantia do produto, o que atrai o freguês. Além do mais, uma contabilidade comprovada pelas notas traz confiança, inclusive, para os investidores.

Vale salientar que não emitir notas pode trazer sérios prejuízos à empresa, pois o negócio pode ser enquadrado em diversos crimes apontados na legislação, acarretando punições, multas e, consequentemente, o término da companhia.

Saber tudo que envolve o universo sobre a nota fiscal pode parecer desafiador. Afinal, são muitos detalhes, desde saber se a emissão é obrigatória para o seu negócio até escolher o modo adequado de fazer isso. Dessa forma, é normal que você se sinta perdido e com muitas dúvidas. Contudo, após conferir as questões esclarecidas neste post, você já deve estar mais preparado para lidar com essa situação.

E então, aprendeu bastante sobre nota fiscal? Quer descobrir mais a respeito desse e outros assuntos? Assine a newsletter do Guia Empreendedor e receba essas informações direto do seu e-mail!