O que é sistema de gestão?

O que é sistema de gestão?

Eu adoro quando as perguntas enviadas ao #ClicoResponde são básicas e, ao mesmo tempo, extremamente pertinentes. No dia a dia, nos acostumamos com alguns termos que nem sempre são dominados por todos e acabamos não dando atenção às pequenas dúvidas que podem ajudar empreendedores a mudarem suas vidas. Dessa vez, quem entrou em contato foi a Cléa, perguntando o que é um sistema de gestão. Continue a leitura e entenda mais sobre o assunto.

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão é um programa de computador que ajuda a cuidar das atividades de uma empresa. Ele é um software inteligente que tem como objetivo facilitar as atividades do dia a dia, automatizando o máximo de processos possível.

Os resultados apresentados por um sistema de gestão extrapolam o caráter financeiro. Os benefícios podem ser representados por meio de diversos indicadores de qualidade. Veja alguns exemplos:

  • diminuição do impacto das atividades na natureza ou, em outras palavras, maior sustentabilidade na utilização dos recursos na empresa;
  • maior segurança para os funcionários;
  • melhoria nos índices de satisfação interna;
  • aumento da qualidade de vida na comunidade em que a empresa atua.

Esses são apenas alguns dos benefícios decorrentes da implementação de um sistema de gestão. Na sequência, explicarei ainda o que é ERP e CRM e apresentarei os principais motivos pelos quais um sistema de gestão é tão importante para o sucesso de um empreendimento. Continue acompanhando!

O que é Enterprise Resource Planning (ERP)?

O mais comum entre os sistemas de gestão é o Enterprise Resource Planning (ERP), a evolução da planilha de Excel. Ele serve para garantir o controle financeiro, fiscal e contábil da companhia, agregando informações sobre recebimento de receitas, pagamento de despesas e, ainda, levando em consideração o custo de tributo em cada uma das operações.

A maioria dos softwares de ERP é dividida em 3 camadas, sendo elas a aplicação, o banco de dados e o framework. Além disso, o ERP conta com 2 visões. Entenda quais são elas, a seguir.

Visão departamental

Essa visão permite observar a manutenção dos processos de cada departamento em uma única tela, o que torna o manuseio mais simples e seguro para os usuários. Isso porque pessoas que não estão envolvidas com dados relacionados ao cadastro de funcionários, por exemplo, não poderão acessar tais informações.

Visão por segmento

A visão por segmento permite a adequação do software às particularidades departamentais e suas exigências. É, então, voltada ao atendimento das necessidades específicas de ramos de atividades.

Uma clínica de odontologia, por exemplo, precisa organizar atividades de uma forma totalmente diferente de uma indústria. Em tais casos existe ainda a possibilidade de criação de módulos específicos para determinados segmentos de mercado, que são os chamados softwares de gestão vertical.

E o Customer Relationship Management (CRM), o que é?

Já o Customer Relationship Management (CRM) cuida da base de clientes — informações que, em muitas empresas, estão espalhadas entre planilhas, cartões e pedaços de papel. Mas existem outros para rotinas jurídicas, de contratos e documentos. São inúmeras ofertas destinadas a diferentes departamentos das empresas.

Esse tipo de plataforma foca nas interações com clientes, facilitando a gestão por meio da visualização intuitiva das informações: dados, histórico de ações, estágio do funil etc.

Qual é a estrutura de um sistema de gestão integrado?

Em qualquer sistema de gestão, a estrutura é organizada de acordo com as categorias abaixo:

  • política de administração;
  • planejamento estratégico;
  • implantação e operação;
  • avaliação do desempenho;
  • correções e melhorias;
  • exame crítico.

Os sistemas de gestão de cada segmento apresentam suas próprias exigências específicas. No entanto, as 6 categorias elencadas acima são comuns a todos eles e podem ser tomadas como eixo central para a integração de normas.

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

Com a delimitação de indicadores e o acompanhamento constante das métricas relacionadas à implantação de um sistema de gestão em um negócio, diversas vantagens podem ser observadas. Confira as principais:

  • aumenta a transparência;
  • diminui os riscos de acidentes de trabalho;
  • reduz a burocracia no trâmite de processos;
  • aprimora o clima organizacional da empresa;
  • reduz os danos causados ao meio ambiente;
  • torna o negócio mais competitivo e mais próximo da excelência;
  • padroniza processos em consonância aos padrões internacionais;
  • possibilita um ambiente de trabalho mais seguro, agradável e produtivo;
  • fortalece a percepção de marca entre o público interno e externo.

E quais são os indicadores?

Para que os resultados mencionados no tópico anterior possam ser detectados e constantemente aprimorados, alguns indicadores devem ser acompanhados. Veja, a seguir, quais são os mais utilizados.

Indicadores de qualidade

Esse tipo de indicador monitora o número de produtos ou equipamentos que apresentam defeitos, o quanto de matéria prima e recursos humanos são utilizados e o quanto é desperdiçado durante a produção, a quantidade de reclamações por parte dos consumidores em relação aos produtos finais e, ainda, a quantidade de tempo despendida em cada processo.

Indicadores de saúde

As principais métricas avaliadas pelos indicadores de saúde são as que envolvem acidentes de trabalho, horas de treinamento oferecidas, despesas com planos de saúde, quantidade de atestados médicos entregues, número de faltas ao trabalho com e sem justificativa, tempo investido em campanhas de segurança do trabalho e saúde, entre outras.

O sistema de gestão permite o atendimento a todas as exigências relacionadas a esses tópicos de uma só vez, dispensando, assim, a necessidade de investimentos em melhorias contínuas.

Indicadores de sustentabilidade

No que tange aos indicadores de meio ambiente, os principais focos são o nível de consumo de água e energia no processo de produção, a quantidade de resíduos e de lixo produzidos, o destino dado a esses dejetos, a utilização de matéria-prima biodegradável, o encaminhamento para locais de reciclagem ou reaproveitamento etc.

Como escolher o melhor sistema de gestão?

Os critérios que devem ser utilizados para selecionar a melhor opção de plataforma são uma incógnita para muitos empreendedores.

Por isso, resolvi montar uma lista de considerações a se fazer antes de escolher as ferramentas de gestão de clientes e de gestão empresarial.

Plataforma de gestão de clientes

O cliente é o ponto principal de qualquer empreendimento. Um bom relacionamento entre empresa e consumidor é vital para oferecer um serviço agradável que, além de personalizado, seja realizado no momento certo, seguindo os interesses do comprador.

Veja, a seguir, o que deve ser considerado para escolher o sistema correto.

Objetivo

Quais metas você deseja alcançar melhorando a interação com seus clientes? Confira algumas dicas:

  • rastrear possíveis compradores: verificar quais abriram uma promoção enviada por e-mail;
  • observar as atividades dos consumidores: produtos que compraram ou temas de e-mails que foram recebidos de forma positiva;
  • analisar a jornada do cliente: visualizar o progresso do consumidor após cada interação, para planejar os próximos passos da equipe de vendas;
  • conhecer taxas: saber quantos possíveis compradores são convertidos em clientes, para estimar quantos serão necessários para atingir a meta.

Personalização

A aplicação é flexível o suficiente para se moldar a todas as suas necessidades?

Cada negócio tem suas particularidades, e inclusive pode sofrer mudanças ao longo do tempo. Assim, é importante que o software de gestão de clientes possa ser customizado para cada situação, sem a necessidade de ser substituído.

Mudar o funil de vendas para cada tipo de produto, acrescentar colaboradores, personalizar quem verá as informações, quais dados serão guardados e que empresas ou pessoas estão relacionadas são exemplos do que uma boa ferramenta deve permitir.

Compatibilidade

A plataforma pode ser integrada a outras ferramentas?

É importante que a opção escolhida possa interagir com aplicações que você já utiliza. Entre elas, destaco:

  • suas planilhas do Excel;
  • e-mail;
  • serviço de armazenamento em nuvem;
  • aplicativo de contatos;
  • agenda;
  • chat;
  • organizador de tarefas.

Mobilidade

É possível utilizar a plataforma no smartphone e acessá-la de qualquer lugar? Atualmente, a praticidade dessa funcionalidade é indispensável.

Período de teste

A ferramenta permite uso gratuito por um determinado período? É necessário utilizar a plataforma na prática para ter certeza que ela pode se adequar às suas necessidades.

Plataforma de gestão de empresas

Fazer a escolha certa da ferramenta que será responsável pelo controle de vários setores da empresa de forma integrada é indispensável para a boa gestão do negócio. Afinal, trata-se do coração administrativo do empreendimento.

Para ter sucesso nessa tarefa, é necessário considerar alguns pontos. Confira, a seguir.

Necessidade

Quais são os setores do negócio que você deseja melhorar? Identifique as atividades de cada área que precisam ser otimizadas.

Praticidade

O sistema é fácil de ser operado? Há ganho de tempo ao utilizá-lo? O processo se torna mais seguro contra erros?

Disponibilidade

O sistema pode ser acessado de qualquer lugar? Oferece aplicativo móvel? É possível saber o que está acontecendo na sua empresa onde quer que você esteja?

Controle de estoque

O sistema atualiza os valores de estoque quando uma venda é realizada, uma peça é transferida para outra loja ou uma nova remessa chega?

Ponto de venda

A solução permite a funcionalidade de venda no balcão? Altera automaticamente os valores no estoque, emite as notas fiscais e faz o fechamento de caixa?

Controle financeiro

O fluxo de caixa é realizado de forma simplificada? Ao realizar uma venda, o valor é faturado automaticamente na conta? É possível realizar operações como a conciliação bancária, verificação das contas a pagar e a receber, além da emissão de boletos?

Ordem de serviço

O sistema emite ordem de serviço? Se sim, altera o estoque e financeiro em seguida? É possível enviá-la por e-mail?

Notas fiscais

O programa emite notas fiscais? É possível baixá-las ou enviá-las aos clientes?

Agenda

É possível marcar atividades para os funcionários para facilitar a gestão?

Relatórios

A plataforma emite relatórios referentes a cada setor? Esse é um fator crucial para o planejamento da empresa.

Backup

Suas informações financeiras ou do estoque, por exemplo, estão seguras? Caso seu computador seja danificado, a funcionalidade de backup é muito importante.

E então, Cléa e demais leitores, entenderam o que é um sistema de gestão e como escolher um corretamente? Espero ter ajudado! E se você quiser saber mais sobre o assunto, assine minha newsletter e aprenda muito mais sobre esse universo!

Clico

O Guia empreendedor é o ecossistema de empreendedorismo que tem como principal proposta ajudar os empreendedores a darem o próximo passo na criação de um negócio de sucesso. Ajudamos nas resoluções dos problemas rotineiros que todo empreendedor tem na gestão do seu negócio através de Conhecimento, Networking e Tecnologia.

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