20 dicas de como aumentar a produtividade

20 dicas de como aumentar a produtividade
Cristina Boner
Cristina Boner
Empreendedora e Fundadora @ Globalweb Outsourcing

Fazer uma lista de atividades e cronometrar o tempo gasto em cada uma delas é apenas o primeiro passo para aumentar a produtividade. Na gestão do tempo, a adoção de práticas mais estratégicas no cotidiano pode fazer toda a diferença para quem deseja render mais.

Se as 24 horas não parecem ser suficientes, com essa mudança no comportamento será fácil conquistar os resultados desejados. Quer saber como fazer? Então, venha ver quais são as minhas dicas de como aumentar a produtividade e transforme sua vida hoje mesmo!

1. Programe-se

É importante preparar suas atividades e não apenas deixar que elas ocorram conforme o que for apresentado durante o dia. Tenha objetivos a serem cumpridos — ao menos, para o período da manhã — e otimize sua gestão de produtividade.

A melhor maneira de fazer isso é montar uma lista com tudo aquilo que você já sabe que deve executar durante o período. Assim sendo, recomendo tirar 5 minutinhos no dia anterior ou no começo das tarefas para organizar o que tem que ser feito.

Nesse momento, não é preciso se preocupar com a ordem ou nada do tipo. Basta escrever as obrigações e o prazo em que elas devem ser cumpridas. Se seu cotidiano não for tão previsível, inclua, ao menos, as tarefas que realiza com maior frequência.

2. Meça seu tempo

Saber quanto tempo você leva para terminar cada tarefa é essencial. Com essa informação, fica mais fácil distribuir as obrigações entre os períodos da manhã ou da tarde, por exemplo. Também é um jeito de entender o que é viável para cada dia.

Para fazer essa medição, recomendo utilizar um relógio para saber quanto tempo gasta com uma tarefa e avaliar as perdas que existem com procrastinação. Você também pode adotar aplicativos específicos e que aparecem em várias opções no celular.

O importante é medir, ao longo dos dias, o tempo que é necessário para cada tarefa. Quanto mais dados tiver, mais fácil é se planejar para aumentar a produtividade no tabalho.

3. Priorize

As atividades devem ser priorizadas conforme sua criticidade e tempo para execução. Mas, para isso, é preciso que você conheça exatamente os aspectos de cada uma delas. Para saber no que focar, fique atento em relação ao que evitar para não prejudicar sua produtividade.No geral, é interessante refletir a respeito do prazo e, principalmente, do impacto que cada atividade terá no restante do seu dia.

Imagine que você tem que realizar uma tarefa com prazo até a noite. Somente ao pensar nisso, ela poderia ficar para o final do período de trabalho, certo? Mas, se várias outras coisas dependem dela, não dá para deixá-la para depois. Então, a priorização tem que considerar o impacto em todo o dia.

Além disso, não se esqueça de deixar espaço para algumas urgências e pendências que podem surgir ao longo das horas. Assim, você não corre o risco de ter que se reorganizar várias vezes.

4. Anote o que for importante

Não dependa e nem confie apenas na sua memória. Quando menos imaginar, pode ser que você precise de uma informação não tão recente e, sem que tenha tomado nota, vai ficar difícil ter bons insights. Anote tudo o que precisa ser feito.

Se não quiser recorrer à velha dupla de papel e caneta, indico as listas de tarefa online ou em aplicativos. O importante é registrar, tintim por tintim, o que deve ser concluído a cada dia. Além de tudo, é uma forma de não ser traído pela memória ou de deixar de fazer algo por mero esquecimento.

5. Use a tecnologia com moderação

Não perca mais tempo do que o necessário usando aplicativos se eles não forem ajudá-lo a aumentar a produtividade. Estabeleça momentos e períodos específicos para essas atividades e evite dispersar a atenção com tanta frequência.

Em especial, as redes sociais são as grandes vilãs quando se fala nisso. Dar aquela paradinha para checar as novidades pode ser fatal quando a ideia é aumentar a produtividade. Então, reduza o uso desses elementos somente ao que for necessário.

Caso não precise do celular em uma determinada tarefa, deixe-o longe. Se uma obrigação puder ser executada offline, fuja da internet. A única exceção, é claro, é para o uso de recursos que ajudam na execução das atividades, como os aplicativos de medir o tempo. Tudo isso contribui para manter o foco no que realmente interessa.

6. Evite interrupções

A concentração é um elemento muito importante para a produtividade. Quanto mais você conseguir focar em uma tarefa, melhor é o fluxo para terminá-la, certo? Por isso, a minha recomendação é que evite interrupções se quiser aumentar a produtividade.

Avise aos colegas de trabalho que está cumprindo tarefas e que não pode interrompê-las durante determinado período. A menos que seja algo urgente, resista à tentação de se engajar em conversas ou outras atividades antes de concluir o que você está realizando.

Além disso, é fundamental tomar cuidado com outros meios de contato, como ligações e e-mails. Evite conferir as mensagens a todo instante e não as responda de maneira imediata — a menos, é claro, que sejam mais importantes do que sua tarefa atual. Assim, você não corre o risco de desviar esforços de tarefas críticas.

7. Faça pausas de descanso

Eu sei que parece meio contraditório falar em evitar interrupções e, então, comentar sobre os intervalos. Mas sabia que trabalhar sem parar não é a melhor escolha se você quiser ser produtivo? Pois é, o que eu descobri é que isso tem até embasamento científico!

Uma pesquisa realizada pela Universidade de Illinois mostrou que os participantes que fizeram pequenas pausas a cada 50 minutos mantiveram o desempenho de tarefas. Em compensação, quem ficou atrelado ao trabalho por longos períodos viu a performance ser muito prejudicada.

Para as atividades que envolvem criatividade, as pausas também são benéficas. Após andar por 5 minutos ou mudar de cenário, torna-se mais simples encontrar saídas específicas. Então, os momentos de descanso são muito bem-vindos.

Não estou dizendo para você trabalhar por 30 minutos e ficar outros 30 sem agir. Porém, é importante deixar o cérebro descansar um pouco, de modo a melhorar seu desempenho. Inclusive, manter essas pausas é uma ótima forma de dar aquela conferida nas redes sociais ou responder e-mails. Assim, você não sentirá a necessidade de procrastinar enquanto estiver cumprindo a tarefa específica.

8. Faça um balanço

Quando conseguir controlar melhor suas atividades, avalie as que duram mais do que o necessário e aquelas que poderiam consumir um tempo maior de dedicação. E programe-se para o dia seguinte. Além disso, é muito importante que você fique atento aos indicadores de produtividade.

Quanto mais conhecer seu comportamento, mais fácil é ajustar a programação. Não deixe de identificar suas maiores distrações, bem como seus “ralos” de produtividade. A partir dessas informações, faça um balanço das atividades para obter efeitos cada vez melhores, combinado?

9. Estude sobre o assunto

Para aumentar a produtividade no trabalho, é preciso treinar bastante e estimular sua energia. A prática leva à perfeição, mas somente ela não basta. Todas essas dicas são muito úteis, contudo, se você quiser levar o desempenho a um novo resultado, é crucial estudar o tema.

Não abra mão de sempre pesquisar novos métodos, soluções e orientações para conseguir ser mais produtivo. Afinal, novas descobertas são feitas frequentemente e é possível se beneficiar delas.

Também é com o estudo que terá todas as ferramentas para encontrar o que funciona para você. Então, o que eu sugiro é fazer um bom curso sobre o tema. Garanto que terá tudo o que é necessário para facilitar seu crescimento e até ampliar a satisfação com sua forma de trabalho.

10. Durma corretamente

Qual foi a última vez em que você dormiu 7 ou 8 horas em uma noite? Esse é um grande desafio para o trabalhador que tem uma vida agitada e repleta de compromissos. Se você tem filhos, é ainda mais difícil, mas saiba: dormir bem tem impacto direto no seu rendimento!

O ideal é que você chegue o mais perto desse tempo de sono, e tudo começa pelo planejamento. Elimine hábitos prejudiciais como ver TV na cama ou usar o smartphone antes de dormir. Isso prejudica seu sono e atrasa o seu adormecer.

Além disso, o principal: deite cedo! Por mais que seja difícil, esse é um processo que deve ser adotado gradativamente. Se você dorme pouco, seu corpo tem menos descanso e no dia seguinte é mais difícil conseguir render adequadamente.

11. Faça exercícios físicos ao acordar

Se você não está se mantendo ativo, já saiba que isso influencia na sua resistência e disposição para o trabalho e outras atividades. Mais do que se movimentar, é necessário fazer isso logo cedo, como sua primeira atividade do dia.

Os exercícios matinais liberam serotonina e fazem seu cérebro trabalhar melhor. Além de aumentar a produtividade, seu corpo passa a funcionar de maneira mais efetiva e a tendência é que haja um desgaste mais natural ao longo do expediente. O sono virá mais forte ao fim do dia e você dormirá melhor.

12. Comece pelo mais difícil

Um dos grandes problemas que impactam a produtividade é a procrastinação. Entre suas várias motivações, as obrigações com tarefas mais complexas é uma das principais. Nesse cenário, não tem jeito: encare logo cedo o que der mais trabalho e for mais difícil, por mais que seja um esforço muito maior.

Isso garante que você precise dedicar o esforço maior logo de primeira, o que fará com que você risque da sua lista de tarefas diária o que é mais complicado. A partir daí, o dia será mais leve! As outras demandas serão encaradas com maior disposição e você terá muito mais produtividade.

13. Separe um tempo para o e-mail

O e-mail é uma ferramenta de tempo mas, se não for bem gerido, é um dos verdadeiros ladrões dos seus valiosos minutos no dia a dia. Acontece que as mensagens não param de chegar e, se você resolver ler todas em tempo real, ficará difícil se concentrar e finalizar a demanda que está sendo executada naquele momento.

Organize-se e defina momentos para ler seus e-mails! A primeira leva pode ser lida logo no início do expediente, até para organizar as tarefas do dia. Após isso, separe mais 2 ou 3 períodos, com um tempo de 30 a 40 minutos para ler o que for recebido ao longo do dia. Assim, você evita interromper suas demandas e consegue aumentar a produtividade.

14. Use ferramentas de produtividade

Nos dias de hoje, é praticamente impossível pensar em aumentar a produtividade sem ter o suporte de uma ferramenta para organizar demandas, controlar projetos e direcionar os esforços. Seu cotidiano ficará mais bem dividido, com bons lembretes e ideias estruturadas com suporte de alguns softwares como:

  • Trello: ajuda a criar fluxos de processos, separando colaboradores em grupos que podem ser editados e atualizados. A operação é simples, intuitiva e a interface é bastante agradável;
  • Evernote: praticamente uma agenda digital, o Evernote permite criar anotações, estruturar compromissos, organizar reuniões e compartilhar arquivos diversos;
  • Wunderlist: ideal para grupos de trabalho, o Wunderlist organiza tarefas em nuvem, que podem ser editadas e atualizadas por qualquer membro.

15. Saiba quando delegar

O trabalho em equipe é fundamental, mas nem sempre se sabe o poder de dividir suas demandas com outras pessoas. Às vezes, não será possível assumir todas as tarefas. Aliás, você já parou para pensar se não está deixando de delegar demandas a outras pessoas?

Se o trabalho é direcionado a quem pode executá-lo mais rapidamente, é realmente necessário fazer isso. Centralizar tudo é uma forma de querer ser responsável e garantir a qualidade do trabalho, mas assim você pode ficar sobrecarregado. Saiba delegar o que for necessário e fique somente com o volume de demandas de que você pode cuidar!

16. Beba bastante água

Nunca será possível aumentar a produtividade se você não está fisicamente bem. Seu corpo precisa responder às exigências e isso passa por bons hábitos de alimentação e de hidratação. A propósito, você tem controlado quantos litros de água ingere diariamente? Cerca de 2l é o mais recomendado!

No seu expediente, mantenha sempre uma garrafa por perto. Isso facilita e fortalece o hábito de beber água em intervalos menores e que ajudarão seu corpo a trabalhar melhor, especialmente nos dias de maior exigência com as suas tarefas. As pausas para hidratação também dão um ritmo bem mais saudável aos seus esforços!

17. Evite perfeccionismo

Entregar resultados é o que motiva muitas pessoas a acordar de manhã e se dedicar a um trabalho. No entanto, você não pode ficar refém da forma como entrega suas demandas, especialmente quando isso o coloca em um estágio de perfeccionismo exagerado.

É claro que a busca pela entrega de qualidade é importante, mas lembre-se de que estamos em uma luta para aumentar a produtividade. Nem tudo poderá ser feito com 100% de eficácia e, quando não se entende esse limite, muito tempo é perdido na tentativa de melhorar algo que já está satisfatório e bom.

18. Trabalhe com o que gosta

Acha difícil trabalhar com o que gosta? Nem todo mundo, assim como eu, está atuando na área favorita, mas aqui fica o desafio: busque isso para a sua vida! Quando o envolvimento com a tarefa é mais do que o compromisso com o dinheiro, você se dedica mais porque tem maior prazer pelo que é o seu trabalho naquele momento.

A produtividade está muito ligada à parte mental, e nem sempre o trabalhador está plenamente satisfeito. Se você ainda não trabalha com o que gosta, use seu momento atual para servir como motivação. Assim, você chegará às conquistas profissionais que tanto deseja, quem sabe se tornando um empreendedor!

19. Curta as suas férias

Ninguém vive de trabalho apenas, por mais dedicado e workaholic que seja um profissional! O fim de um expediente deve representar descanso mental e físico, e esse desligamento precisa ser ainda maior nas férias. São períodos merecidos e que, acima de tudo, são direitos do trabalhador. Portanto, aproveite esses dias para simplesmente fazer qualquer coisa entre relaxar e se divertir.

As férias, quando bem aproveitadas, são um desafogo físico e mental que terão impacto direto na sua atuação no trabalho. Elas vão ajudar a aumentar a produtividade, uma vez que você estará descansado e retornará motivado para suas obrigações.

20. Faça pausas no seu expediente

Não importa o quanto o seu dia esteja agitado e repleto de demandas: é preciso ter momentos de desafogo! Do contrário, os níveis de cansaço alcançarão picos em que você simplesmente não será capaz de lidar. Você passará a trabalhar no automático, já que está cansado e imerso nas demandas.

A cada 90 minutos, realize uma pausa! Isso é fundamental para renovar suas ideias e repensar no que você fez ao longo do último período de trabalho. Faça um intervalo de 10 minutos e vá ao banheiro, beba um café e hidrate-se. Se possível, faça um alongamento! Sua mente estará renovada e sua concentração vai melhorar muito!

Não sei você, mas algumas coisas aqui me pegaram de jeito. Depois de colocar essas orientações em prática, você conseguirá, enfim, aumentar a produtividade e chegar à performance que sempre sonhou.

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Cristina Boner
Cristina Boner

Professora, brasileira, ex-funcionária pública, empreendedora, fundadora o Grupo TBA, Cristina foi pioneira no estudo das soluções Microsoft já em 1990 e, tornou-se detentora de notoriedade nos softwares produzidos pela Microsoft antes mesmo do lançamento do Sistema Operacional Windows para computadores pessoais.

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