Na semana passada eu comentei com vocês sobre a NF-e. O tema foi abordado na seção #ClicoResponde com a seguinte dúvida: “Afinal, sou obrigado, ou não, a emitir Nota Fiscal Eletrônica“? Como eu não conhecia muito desse assunto, fui pedir ajuda para o Marco Zanini, que é responsável pela empresa NFe do Brasil , para nos ajudar a entender mais nf-e. Ele me deu uma aula que, além de gerar o primeiro post, rendeu este segundo aqui, mais completo.

Vou estruturar em forma de perguntas e respostas para ficar como um guia de verdade para você:

1. Como emitir nota fiscal eletrônica?

Marco Zanini: No caso das notas de produtos existe algumas formas de fazer isso. A primeira* e mais simplista hoje é usar uma aplicação que o governo que é disponibilizada gratuitamente: basta entrar no site da Secretaria da Fazenda, baixar e começar a emitir.

Vantagem: não tem custo.

Desvantagem: não armazena nem faz a gestão das notas é preciso salvar os arquivos em sua máquina, além, claro, de manter um backup.

A segunda forma é utilizar um portal de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, que funciona como um site de internet banking. Além de emitir a nota, você consegue fazer autenticação, armazenar as notas já emitidas e fazer a gestão dos documentos (a Lei Brasileira obrigada a guardar esse tipo de documento por cinco anos). Estes sites normalmente cobram uma assinatura mensal para fornecerem o serviço e há, ainda, custo por emissão de nota.

Vantagem: 100% feito via web. Ter um dispositivo conectado à internet resolve toda a questão (e o usuário não precisa se preocupar com armazenamento, gestão da notas e backup).

Desvantagem: é pago.

A terceira forma é a empesa ter um sistema de gestão (Software), que chamamos de ERP, que possuam solução integrada de Nota Fiscal Eletrônica.

Vantagem: sistemas permitem o controle da gestão da sua empresa como um todo, incluindo fluxo de caixa, controle de estoque, etc.

Desvantagem: é pago e costuma ser mais caro que somente o portal de emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

2. Meu contador disse que pode emitir as notas fiscais eletrônicas para mim. Como eu procedo neste caso?

Marco Zanini: Se for um pequeno emissor que presta serviço, emite poucas notas por mês, a alternativa do contador emitir a nota funciona. Mas se sua empresa vender produtos, por exemplo, não dá. Imagina montar uma loja de roupas, uma perfumaria. O cliente chegou no seu balcão e comprou um vidro de perfume – e nesta hora, você precisa ligar para seu contador emitir a nota. É inviável.

3. Quanto custa a NF-e?

Marco Zanini: lembrando que tem serviços gratuitos, em primeiro lugar. Mas vamos pensar nos serviços pagos: emitir nota fiscal eletrônica deve ser pelo menos 50% mais barato do que emitir em papel. Quando não existia Nota Fiscal Eletrônica, a empresa era obrigada a ir na Secretaria da Fazenda solicitar  uma autorização para emissão de talões das notas. Depois disso, ia a uma gráfica, que produzia os talões (normalmente, tinha um número mínimo para realização do serviço, como, por exemplo a impressão de dez talões por vez a um custo médio de R$ 3 mil). A NF-e tira essa obrigatoriedade.

Do ponto de vista de custo e meio ambiente, não tem mais papel. A única impressão é uma folha sulfite, que pode ser inclusive de papel reciclado, com o número do Danfe, que vem junto da mercadoria.

Mas voltando ao preço, um portal cobra, em média:

– pequenos volumes (até cem notas por mês): de R$ 1 a R$ 1,50 por nota

– médios volumes (até mil notas): R$ 0,50 por nota emitida

– grandes volumes (acima deste total): R$ 0,35 a R$ 0,40 por nota emitida

4. Se meu município me obrigar a emitir e eu continuar usando o papel, quais os riscos?

Marco Zanini: se a NF-e é obrigatória, o talão de papel perde totalmente o valor. Vira uma nota fria. A empresa precisará se legalizar.

5. Quais cuidados diferentes de gestão  tenho que ter com a NF-e?

Marco Zanini: O primeiro é a emissão da nota que, por si só, não é o mais complicado neste processo – o mais complicado é o armazenamento e gerenciamento disso. É preciso que suas notas sejam fáceis de serem identificadas e acessadas caso a Receita peça elas para você em alguma situação. Outro cuidado: se alguém emite a nota para você, procure uma pessoa que seja confiável, que sabe que vai guardar aquele documento. Terceiro: se você emite as notas via um sistema de gestão (ERP), veja se ele segue a legislação vigente. No caso da NF-e de produtos, quando um lojista compra uma mercadoria de um fornecedor, por exemplo, ele é obrigado a validar essa nota junto à Secretaria da Fazenda, comprovando sua legalidade. Existem sistemas que validam todas essas informações e outros sistemas que não invalidam nada. Então, informe-se como está estruturado o seu sistema de gestão.

Uma dica: tome mesmo muito, mas muito cuidado com as suas notas. Se o Fisco lhe pedir uma para comprovar uma transação e você não tiver, a multa é de R$ 5 mil por nota. Por isso, sempre faça backup!

Espero que estas explicações do Marco tenham sido proveitosas para você. Se tiver alguma dúvida, é só mandar! Você sabe que o #ClicoResponde toda sexta-feira uma questão de empreendedor, não é?

Até a próxima!