Metodologia de gestão: conheça as 5 mais usadas nas empresas

Metodologia de gestão: conheça as 5 mais usadas nas empresas
Cristina Boner
Cristina Boner
Empreendedora e Fundadora @ Globalweb Outsourcing

Algumas técnicas e ferramentas orientam o empreendedor em seu cotidiano contribuindo significativamente para a boa administração da empresa. Se quiser obter resultados expressivos em seu segmento de atuação, aposte em uma metodologia de gestão.

PDCA, PMBOK, Scrum e outros recursos da categoria não são meros experimentos, mas formas comprovadamente efetivas de colocar em ordem suas estratégias e otimizar tanto a produção de bens quanto a prestação de serviços.

Independentemente do ramo corporativo em que você atua, as dicas deste post podem promover o diferencial competitivo que sua empresa precisa. Confira!

O que são metodologias de gestão?

Estamos falando de estratégias administrativas formadas por um conjunto estruturado de medidas adotadas pelos gestores a fim de aumentar a efetividade de projetos e processos.

As metodologias de gestão orientam as rotinas de trabalho em todos os níveis empresariais: institucional (presidentes, sócios e diretores), tático (coordenadores e gerentes) e operacional (supervisores, técnicos, analistas, auxiliares e demais colaboradores). Assim, elas ajudam o empreendedor nas suas 4 funções básicas:

  • planejar — visualizar o futuro definindo metas e objetivos;
  • organizar — alocar recursos e definir responsabilidades;
  • dirigir — conduzir e orientar as pessoas na execução;
  • controlar — verificar e avaliar as medidas adotadas.

Organizações são estruturas complexas cuja atividade é influenciada por uma série de fatores como cenário político-econômico nacional, regional e local, tecnologia no setor, regulamentações, fornecedores, concorrentes, clientes e demanda do mercado. As metodologias de gestão ajudam a estabilizar as operações e a manter a ordem.

Empresas visam lucro, mas para ele ser obtido uma série de aspectos precisam ser controlados: produção, marketing, ações do departamento comercial, RH e financeiro, por exemplo. O empreendedor consegue ter sucesso em sua missão quando implementa as estratégias administrativas em questão.

Por que eleger uma metodologia de gestão?

Porque ela melhora o desempenho do seu negócio, a efetividade das medidas que você adota. Imagine lançar um produto no mercado, criar um novo departamento ou prestar um serviço sem estruturação alguma.

Aplicação prática

A metodologia de gestão também rege a cultura organizacional evidenciando diretrizes, crenças e valores da empresa. Entenda: o Balanced Scorecard (BSC), por exemplo — sobre o qual falarei adiante — considera conhecimento e aprendizado para medir o desempenho do empreendimento.

Logo, as corporações que o utilizam denotam preocupação com o treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, área com média de investimento de R$ 2,21 milhões no Brasil em 2018, segundo pesquisa publicada na Revista TED Gestão de Pessoas.

Seguindo no exemplo da corporação que adota o BSC, ela precisa estar atenta à quantidade de clientes. Portanto, sua cultura empresarial deve priorizar o atendimento e a fidelização dessas pessoas.

Melhoria no clima organizacional

Quando você tem diretrizes, valores e crenças bem estabelecidos, a equipe os absorve, passa a ser regida por tais princípios, inclusive na tomada de decisão, e isso gera senso de pertencimento.

Consequentemente, cresce a satisfação dos colaboradores que, trabalhando em um time coerente e alinhado, acabam ficando mais engajados. Profissionais motivados têm melhor produtividade, impulsionando os resultados da sua empresa.

Quais são as principais metodologias de gestão?

Elucidados o conceito e a importância do assunto, está na hora de abordar suas modalidades. Trarei na sequência a explicação de algumas delas mostrando suas peculiaridades e formas de aplicação. Confira!

1. PDCA

Também conhecido como ciclo de Deming, foi popularizado no mundo corporativo na década de 50. Ele implementa e acompanha uma medida (reduzir as despesas  operacionais em 20%, por exemplo) continuamente, admitindo revisões e melhorias a partir das seguintes etapas:

  • planejar (Plan) — estabelecer metas, indicadores e traçar o plano de ação;
  • executar (Do) — realizar as atividades designadas na fase anterior;
  • controlar (Control) — verificar a adequação dos resultados às metas;
  • agir (Act) — padronizar ou reorganizar as atividades conforme o (des)alinhamento verificado.

Dentro do caso hipotético mencionado, o planejamento pode envolver um brainstorming com a equipe comercial chegando à conclusão de que é necessário negociar preços melhores com os fornecedores. A execução da tarefa caberá aos compradores, que devem ser instruídos e capacitados para tanto.

Uma vez que a incumbência é cumprida, o empresário é capaz de verificar os resultados e, caso a medida adotada tenha contribuído com a meta (reduzir as despesas operacionais em 20%), padronizar a abordagem aos parceiros comerciais, propagando a boa prática.

2. BSC

O Balanced Scorecard é uma metodologia de gestão capaz de calcular o desempenho empresarial rumo às metas de longo prazo a partir de indicadores quantificáveis nas perspectivas:

  • Financeira — os investimentos estão gerando retorno e lucratividade?
  • Do mercado — os clientes estão satisfeitos com o meu produto ou serviço?
  • Dos processos internos — quais são essenciais para uma entrega de qualidade?
  • Do aprendizado e conhecimento — o que a equipe precisa dominar para gerar o resultado esperado?

O empreendedor pode usar uma série de ferramentas para mensurar a eficiência da gestão, por exemplo: calcular seu market share (grau participação no mercado) para atender melhor o público-alvo.

Ainda, é possível otimizar os processos internos vendo quais etapas produtivas têm maiores índices de retrabalho e acidentes laborais. Assim, o gestor pode investir em medidas corretivas e de segurança.

3. GPD

O denominado Gerenciamento pelas Diretrizes desdobra as metas para todos os níveis empresariais em uma relação de causa e efeito: se o supervisor não bater sua meta, o resultado do presidente será afetado. Essa metodologia de gestão tem 3 pilares:

  • inovação deve estar presente e ser constantemente incentivada;
  • os resultados dependem da dedicação e criatividade da equipe;
  • as mudanças precisam acontecer.

O GPD traz uma necessidade de alinhamento entre as metas que acarreta na criação de vários planos de ação. Os colaboradores do chão de fábrica ao alto escalão são conscientizados sobre a necessidade de controlar rigorosamente as atividades diárias, sua qualidade e promover a melhoria contínua dos processos.

Assim, as diretrizes organizacionais são repassadas a cada nível e monitoradas em um ritual de acompanhamento. Supervisores, gerentes e dono do negócio sabem quais informações relevantes levar parar as reuniões, padronização que coloca a equipe toda dentro do mesmo ritmo rumo ao objetivo definido.

4. Contempladas no PMBOK

Estou falando de um guia de gerenciamento de projetos internacionalmente conhecido. Ele é dividido em 10 áreas de conhecimento: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e stakeholders (partes interessadas).

As orientações do PMBOK podem ser implementadas em todos os seguimentos corporativos: em canteiros de obra, no desenvolvimento de um software ou na oferta de um novo serviço. Suas táticas focam no sucesso da entrega final do projeto.

O gerenciamento de recursos humanos, por exemplo, ensina o gestor a planejar o recrutamento e seleção dos responsáveis pela empreitada, a mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe. De tal forma, abrange desde a configuração do organograma na criação de um novo departamento até a avaliação por relatório dos membros do setor.

5. Scrum

Consiste na divisão de um projeto em ciclos menores conhecidos como sprints. Os colaboradores listam as funcionalidades imprescindíveis para alcançar o objetivo (como desenvolver um novo produto) e as classificam conforme as prioridades.

Essa lista é a product backlog e orienta as atividades a serem desenvolvidas em cada sprint, que deve ter tempo pré-determinado de 2 a 4 semanas. Assim, a equipe se organiza para efetuar as entregas.

Ao final de cada ciclo é feita uma reunião para revisar as medidas adotadas, validar e adaptar o produto: a análise dos pontos positivos e negativos evidencia gargalos e admite aprimoramentos. A transparência é fundamental no Scrum porque todos  conhecem os requisitos, os processos e acompanham o andamento do projeto.

Como escolher a metodologia de gestão ideal?

Primeiramente, entenda o momento atual de sua empresa e estabeleça metas a curto, médio e longo prazo. Elas precisam ser realistas e não meramente pautadas no seu desejo de expandir as operações e conquistar o mercado.

Imagine que o empreendedor opte pelo GPD a fim de aumentar o faturamento em 20% oferecendo um novo serviço de consultoria no ramo corporativo. Vale ressaltar: é possível implementar mais de uma metodologia de gestão ao mesmo tempo.

Nesse caso hipotético, as metas podem ser desdobradas utilizando o Balanced Scorecard a fim de definir o plano de ação de cada colaborador com foco em indicadores financeiros, do mercado, de processos internos, aprendizado e conhecimento.

Adequação às necessidades

Como as empresas são estruturas complexas, você tem aspectos centrais, a exemplo da linha de produção, mas normalmente vários projetos estão sendo desenvolvidos paralelamente, inclusive em diferentes departamentos.

Não é necessário escolher uma única metodologia de gestão e se ater a ela a qualquer custo. Conforme as modalidades são colocadas em prática, o empreendedor percebe com qual ele e a equipe tem maior afinidade ou se determinado recurso se mostra mais efetivo para o momento atual da empresa.

Estude a fundo as ferramentas em questão, faça testes e as implante em seus mínimos detalhes. Então observe como as pessoas e os resultados se comportam, sem deixar de fazer os ajustes necessários durante a empreitada.

Cada metodologia de gestão tem a sua especificidade e não há como eleger a ideal para todas as empresas. Conhecimento e tecnologia ajudam o empreendedor a encontrar a modalidade que melhor atende suas necessidades.

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Cristina Boner
Cristina Boner

Professora, brasileira, ex-funcionária pública, empreendedora, fundadora o Grupo TBA, Cristina foi pioneira no estudo das soluções Microsoft já em 1990 e, tornou-se detentora de notoriedade nos softwares produzidos pela Microsoft antes mesmo do lançamento do Sistema Operacional Windows para computadores pessoais.

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