7 benefícios de ter um software de gestão para consultórios médicos

Você sabe o que é um sistema de gestão? Vou explicar de uma maneira bem simples, pois sei que algumas pessoas não estão muito familiarizadas com termos técnicos. Um sistema de gestão é uma forma de gerenciar informações de processos operacionais e administrativos de uma empresa através de um software. Esse sistema permite centralizar todas as informações da empresa e gerir seu fluxo durante o desenvolvimento das atividades que são realizadas, além de integrar os setores, permitindo que os gestores tenham acesso mais eficiente e mais ágil a todas as informações gerenciais. Já expliquei melhor sobre esse assunto respondendo a uma pergunta no #Clicoresponde. Dá uma passadinha lá para conferir!

Falando nisso, preciso dizer que ainda tenho visto por aí em clínicas e consultórios médicos muita gente que usa fichas de pacientes, receitas, laudos e vários tipos de documentos em papel. Não dá, pessoal! Esse método de gestão já está ultrapassado, por vários motivos. Além do gasto de papel, é necessário muito espaço para arquivar a papelada, o acesso às informações fica muito mais difícil, o que toma muito tempo do profissional responsável por gerenciar tudo isso e, ainda por cima, há o risco de perder informações importantes

Não é só na Medicina que a tecnologia deve ser usada para melhorar o exercício da profissão. Na gestão de um consultório ou clínica médica já é possível facilitar tudo através das ferramentas tecnológicas disponíveis. Fiz uma lista com alguns dos benefícios que um software para consultórios médicos pode trazer para seu negócio. Confira:

Cadastro de pacientes

Em muitos consultórios, quando um paciente telefona para marcar uma consulta, precisa passar todos os seus dados para quem o atende antes de poder agendar o dia e o horário em que deverá comparecer. Não seria muito melhor se, ao telefonar, informando apenas um dado, já fosse possível encontrar todo o seu cadastro no sistema, com todas as informações necessárias, inclusive quando foram suas últimas consultas e quais exames e procedimentos realizou? Isso é possível! Cadastrar os pacientes do consultório no sistema de gestão facilita bastante nessa parte do atendimento.

Além de facilitar para o profissional que atende o paciente, isso serve para preservar o vínculo com o cliente, que se sente importante para a empresa, já que foi reconhecido quando entrou em contato novamente. Este cadastro facilita também para o profissional de saúde, que tem acesso a todo o histórico do paciente ao alcance de um clique.

Agendamento de consultas

Já presenciei secretárias de médicos perdendo minutos folheando agendas para localizar datas disponíveis para consultas ou para apagar nomes de pacientes que estão desmarcando. Isso complica a vida da atendente, que precisa ter muita atenção para não cometer erros e comprometer a agenda.

Com um software para consultórios médicos, essa tarefa pode ser bastante simplificada, de forma que o agendamento, remarcação e cancelamento de consultas sejam muito mais facilmente controlados. Além disso, é possível até mesmo programar lembretes para serem enviados por SMS ou e-mail para os pacientes, o que ajudará a reduzir as faltas e atrasos, algo que eu sei que gera bastante prejuízo para os consultórios.

Emissão de receitas

Já aconteceu comigo de chegar à farmácia para comprar um medicamento e ninguém conseguir decifrar o que estava escrito na receita. Isso pode ser evitado com a opção de impressão de receitas para substituir as preenchidas manualmente. No sistema de gestão, é possível cadastrar previamente as prescrições, além do preenchimento mais rápido e prático através do computador. Facilita a vida de todo mundo, não é mesmo?

Gestão financeira

Um sistema de gestão elimina a necessidade de planilhas e unifica todos os dados e processos, de forma que os gestores podem controlar mais facilmente as informações sobre seu negócio. Através do software, é possível integrar todas as informações financeiras e de faturamento em apenas uma base de dados, que pode ser acessada à distância pelos responsáveis pela gestão.

Dessa forma, é possível ter controle total também sobre os pagamentos dos clientes, separando as informações de pacientes atendidos através de convênios médicos ou consultas particulares. O sistema oferece a opção de relatórios completos de atendimentos, de produtos comprados, de gastos e recebimentos.

Segurança da informação

As informações armazenadas no software são protegidas e criptografadas, passando por backups diários que dificultam a perda de qualquer dado. Além disso, a unificação de informações em um só sistema dificulta o seu extravio e possíveis tentativas de fraudes. No caso de utilização de um sistema em nuvem (cloud computing), há ainda a garantia de um fornecedor cuidando da manutenção do sistema, o que garante ainda mais segurança. Em caso de perda acidental de informações, existe a possibilidade de recuperação automática, graças às copias de segurança que são feitas praticamente em tempo real.

Mobilidade de acesso

Uma das grandes vantagens do sistema de gestão é a possibilidade de acessar dados mesmo estando fora do ambiente de trabalho. Os dados armazenados podem ser acessados por você e pelas pessoas permitidas em qualquer dispositivo que tenha acesso à internet, ou seja, smartphones, tablets ou outros computadores, de qualquer lugar do mundo. No caso de precisar de algum dado do consultório para tomar decisões estando fora, é possível fazer isso à distância.

Redução de custos

Eu sei que você deve estar se perguntando sobre os gastos que esse sistema de gestão acarretará ao seu orçamento. É necessário sim um investimento para a implantação de um software desse tipo, mas o retorno vem através de aumento de produtividade, redução de tempo gasto na realização de atividades rotineiras, benefícios para os profissionais envolvidos no negócio e para os pacientes. Um negócio automatizado e mais organizado certamente tem seu desempenho otimizado.

Viu só como um software para consultórios médicos pode facilitar a administração do negócio e beneficiar o atendimento ao cliente? Existem inúmeras opções de softwares de gestão no mercado. Certamente, algum deles vai se encaixar nas necessidades de seu consultório ou clínica médica!

Gostou do post de hoje? Compartilhe sua opinião sobre o assunto no espaço para comentários. Se tiver restado alguma dúvida, pode deixar aqui também que responderei em breve!

Clico

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