Guia completo do Fluxo de Caixa

Guia completo do Fluxo de Caixa

O controle financeiro é fundamental para qualquer tipo de negócio, pois é baseado nele — no giro de dinheiro e no fluxo de caixa que ele apresenta — que as decisões sobre investimentos, financiamentos ou expansão são tomadas.

Se você utilizar uma planilha de fluxo de caixa para fazer uma melhor gestão financeira empresarial, é provável que esteja um passo à frente da concorrência e que, exatamente por isso, abra uma ampla vantagem competitiva.

Eu vou mostrar a você, neste post, como essa ferramenta pode se tornar uma forte aliada da gestão financeira e ensinar um passo a passo para você montar o fluxo de caixa e fornecer informações diárias sobre as entradas e as saídas de dinheiro.

O que é um fluxo de caixa?

Eu posso dizer que o fluxo de caixa é o coração do departamento financeiro. É como se ele fosse responsável por alimentar todos os subdepartamentos e manter cada um deles de pé, funcionando de forma plena, demonstrando onde o dinheiro é aplicado e tem mais chances de rentabilidade.

 

planilha fluxo de caixa

 

Vou explicar melhor: como o fluxo de caixa é a ferramenta de centralização diária de tudo que acontece na movimentação financeira da empresa, também se torna responsável pela alimentação de departamentos como contas a pagar, contas a receber, cobrança, compras e fiscal.

Mas ela só é eficiente se todas — eu disse todas — as despesas forem apontadas diariamente. Cada despesa, por menor que seja, deve ser descrita na planilha de fluxo de caixa. O mesmo vale para a receita de toda venda efetivada.

O cruzamento dessas informações é que permite a conciliação financeira (falarei sobre ela adiante) e a apuração do saldo final, quando será possível identificar se há algum valor pendente de lançamento e se a empresa está gerando mais lucro ou prejuízo.

Como o fluxo de caixa pode ajudar uma empresa?

Imagine que você tenha a pretensão de realizar uma obra de melhoria na infraestrutura ou queira fazer um investimento em equipamentos de tecnologia de ponta. O primeiro passo será verificar se há condições financeiras para a tomada de decisão.

Você até pode ir ao saldo bancário para confirmar a disponibilidade, mas as informações estarão incompletas — é fundamental analisar as contas a pagar em médio e longo prazo para assegurar que o dinheiro necessário esteja mesmo em condições de ser utilizado.

No mesmo compasso, é fundamental acompanhar a performance de vendas da empresa. Ter em mente as realizações positivas sem perspectivas de bom faturamento só agrega um sentimento derradeiro de frustração, se você perceber que as receitas não cobrem as despesas.

O fluxo de caixa funciona como o termômetro para os objetivos financeiros que você estabelecer para o seu negócio. É nele que estará disposto todo o cenário monetário da empresa, incluindo os saldos bancários, as despesas e receitas, os empréstimos e financiamentos, ou qualquer valor que impacte a saúde financeira como um todo.

Aliás, o saldo bancário positivo costuma enganar quem está à frente da gestão. O que pode sugerir um desempenho favorável, muitas vezes surpreende quando o fluxo de caixa é analisado mais de perto — com um alcance numérico mais abrangente é uma ferramenta mais confiável, desde que todos os valores quem entram ou saem sejam anotados diariamente.

Você deve sempre se perguntar onde deseja chegar com o seu negócio e quais os objetivos de médio e longo prazo que exigem investimentos com alto impacto financeiro. Responder a perguntas como essas ajuda a visualizar e elaborar um fluxo de caixa com informações críveis para não acarretar erros na conclusão dos objetivos.

Nem sempre será possível fazer um controle exato das finanças e manter um fluxo positivo, mas é, sim, possível manter as contas sob os olhos e não deixar de inserir as informações corretamente, mesmo que os saldos desagradem o desejo de uma boa gestão.

Contar com um fluxo de caixa que apresente a realidade financeira da empresa vai fazer com que a gestão não alimente expectativas falsas ou insista em um planejamento que necessite de um aporte que o negócio não tem condições no momento.

A planilha de fluxo de caixa deve servir não apenas como norte, mas como um freio para as ideias mais afoitas e o desejo de realização em um cenário pouco propício para as investidas que, muitas vezes não consegue apresentar uma boa projeção de retorno.

O hábito da consulta à planilha antes de qualquer tomada de decisão pode ser bem mais eficiente do que muitas estratégias cheias de teorias e mapeamentos — os números não mentem e se a planilha estiver com preenchimento fiel ao que de fato a empresa tem de recursos disponíveis, certamente, salvará a gestão de grandes transtornos financeiros.

Como montar uma planilha de fluxo de caixa?

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Como eu disse no início deste texto, o fluxo de caixa serve, basicamente, para controlar a entrada e a saída de dinheiro, mas é preciso montar uma estrutura que permita o controle e a análise antes, durante e depois de todo o processo.

Apenas inserir os números sem avaliar se estão equilibrando a saúde financeira da empresa não permite que se configure um bom fluxo de caixa como ferramenta de análise financeira gerencial. É fundamental alimentar a planilha de fluxo de caixa fazendo críticas sobre as operações que levam a saldos positivos ou negativos.

 

planilha fluxo de caixa

 

Ao visualizar o volume das despesas, detectar possíveis falhas e uma influência prejudicial ao negócio, adotar medidas se torna mais fácil, com correção das contas ou operações causadoras do desequilíbrio.

Uma dica: elabore um fluxo de caixa que possa ser utilizado em vários tipos de negócios — dos tradicionais aos conceituais — e priorize em primeiro plano a gestão financeira, pois a partir dela são ramificados outros aspectos da gestão empresarial.

Pode ser um bar, um restaurante, um escritório contábil, uma padaria ou um e-commerce. Todos terão as mesmas características em relação às finanças — a necessidade de controle de entrada e saída para evitar surpresas desagradáveis. Muitos negócios com grandes chances de sucesso amargam a falência pela falta de um bom fluxo de caixa.

Eu vou agora ajudar você a elaborar, passo a passo, uma planilha de fluxo de caixa para sua empresa, mas lembre-se que a realidade financeira de cada negócio é diferente da outra e que você não deve se basear na experiência alheia.

Tome sempre como base o seu negócio, o seu conhecimento e a realidade da sua empresa no mercado. Não tente criar um universo imaginário, considerando outros negócios. O modo de operação e as perspectivas são personalizados e nem sempre servem de parâmetro ou referência para negócios alheios.

Crie a sua própria planilha de fluxo de caixa e observe atentamente as operações para entender cada vez mais do seu negócio e dominar de vez as oscilações numéricas para alavancar o negócio e tornar a empresa uma referência no mercado. Vamos lá?

Determine o período

O primeiro ponto que você deve determinar é de que forma deseja acompanhar o seu fluxo de caixa — dia, semana, quinzena, mês — e criar uma estrutura adequada a esse formato. Independentemente do período que você determinar para o fluxo, é imprescindível alimentar a base de dados diariamente.

Não crie um distanciamento muito grande entre as transações e a verificação. Há um risco iminente de uma conta perder a memória de cálculo e você ficar perdido sem saber ao certo qual é a origem, terminando por lançar valores equivocados.

Quando esses equívocos são gerados, acontece o chamado “furo” no fluxo de caixa. É que a mente humana tende a perder naturalmente alguns históricos e tanto você quanto a sua equipe poderão sentir o peso da responsabilidade ao tentar encontrar uma grande diferença de valores e se darem conta de que não fazem ideia do que pode ter acontecido dias, semanas ou até meses antes.

O ideal é fazer a checagem diária, sem jamais perder de vista a projeção futura, mesmo que haja um parcelamento em grande escala. Não existe um modelo certo e sim aquele que melhor se ajusta ao seu estilo de gestão e operacionalização, contanto que o controle e acompanhamento sejam contínuos.

Seja específico

Não tente florear aquilo que deve ser objetivo e específico. Não adianta criar diversas colunas, linhas e nomenclaturas de contas se você não terá informações suficientes para um preenchimento robusto e diário.

Como eu disse um pouco acima, os números não mentem, por isso, não há razão para produzir um volume grande de informações quando na verdade tudo que você precisa se resume ao bom uso das quatro operações matemáticas.

Vá direto ao ponto e utilize as contas que efetivamente possam gerar alguma informação de débito e crédito. Use a praticidade a seu favor para produzir resultados mais rápidos e abrangentes. Os valores que giram dentro de uma empresa ou são positivos, ou são negativos e ter essa objetividade facilita a interpretação dos números.

Categorize as movimentações

Até aqui você já sabe que é impossível controlar as finanças da empresa sem registrar as operações de entrada e saída de dinheiro. Para que o controle seja ainda melhor, separe as contas por categorias.

Equilibre a criação das categorias para que a planilha de fluxo de caixa não seja nem inchada e de difícil compreensão, nem econômica, faltando descrições e atribuições. Veja alguns exemplos de categorias e despesas:

  • serviços — manutenção, consultoria, instalação;
  • consumo — água, luz, telefone fixo e móvel;
  • investimento — resgate de aplicações;
  • internet — modem, wi-fi;
  • salários – folha de pagamento;
  • faturamento — vendas por cartão de crédito, à vista, boleto;

As categorias devem ser criadas a partir do que existe de fato como receitas e despesas dentro da empresa. Leve em conta o que realmente deve ser apontado no seu fluxo, mas não crie um número de contas infindável. Além de demandar muito tempo de conferência, criará a falsa ilusão de que há uma grande e complexa movimentação financeira dentro da empresa.

Lembre-se, continuamente, de que menos é mais e que em todas as instâncias uma gestão simples, neutra e limpa tem muito mais chances de sucesso do que aquela que ultrapassa o limite da prudência analítica.

Registre as entradas e saídas

Volto a dizer sobre a importância de registrar as entradas e as saídas do caixa, mas agora com alguns exemplos práticos. Como, normalmente, nas empresas os registros são computados por mês, pense que ao final do período toda a movimentação deve estar lançada na planilha.

Para as saídas, contabilize as despesas com aluguel, serviços contábeis, contas de consumo, internet, folha de pagamento, manutenção de equipamentos e veículos etc. O esquecimento de uma despesa é risco grande, por isso tenha sempre planilhado tudo que diz respeito ao que deve ser pago pela empresa.

Para as entradas, contas como vendas à vista ou parceladas devem ser lançadas de acordo com a previsão de recebimento. Se houver produção em andamento com prospecção de vendas, os valores devem constar no fluxo. Mesmo com a demora para o recebimento, saber que há recebíveis em andamento promove maior segurança em relação ao futuro.

É mais comum do que você pode imaginar as empresas passarem por um período de saldo negativo pela divergência de valores entre tudo o que deve ser pago e as projeções de vendas. Nem sempre é possível cobrir as despesas a tempo de manter um saldo positivo.

Ter ciência das datas de recebimento das vendas auxilia a negociação com fornecedores e bancos em caso de o fluxo de caixa apresentar inconsistência entre o débito e o crédito. A garantia do pagamento pode, inclusive, fazer um fornecedor recuar na cobrança de juros e multas, o que é benéfico no mundo empresarial.

Para muitos empreendedores, manter uma relação de confiança é mais importante do que ações arbitrárias de cobranças de taxas ou negativação, pois é possível que em algum momento os papéis se invertam, logo, a clareza das negociações é um bom caminho diante de um descontrole financeiro momentâneo.

Analise os dados

Se você não tirar um tempo dentro da rotina para analisar o cenário financeiro da sua empresa, pouco adiantará tanto empenho em controlar as operações. As informações devem contribuir para todo e qualquer planejamento que envolva dinheiro e desembolsos.

Tenha um comportamento analítico e senso crítico não apenas em relação às finanças da sua empresa, como também no que diz respeito às tendências do mercado, tanto para aumentar as vendas e o faturamento, quanto para reduzir ao máximo as despesas.

Um bom fluxo de caixa é gerido com base na capacidade do gestor de determinar mudanças em sua operação para obter vantagens competitivas que são muitas vezes também financeiras. A análise é uma característica admirável em qualquer gestor que esteja empenhado em solucionar e não gerar mais problemas.

Cada etapa, cada número e processo devem passar pelo crivo da gestão, sem aquele conceito de arbitrariedade. Pelo contrário, um bom gestor, que tem forte tendência a fazer da análise uma ferramenta aliada do controle, será sempre agregador e corretivo — jamais segregador e punitivo.

Pense em longo e curto prazo

Não tome decisões imediatas, no calor da emoção ou sem antes consultar o fluxo de caixa. Aprenda a desenvolver um fluxo previsto e realizado. Dessa forma, você estará sempre, no mínimo, um mês à frente nas previsões de receitas para suprir não só as despesas fixas, mas as variáveis e eventuais, sem ter que se preocupar com o risco de um saldo negativo.

É importante não esquecer que, embora, o pensamento em longo prazo vá ajudar nas projeções futuras, pensar o presente e considerar a economia e o mercado da atualidade pode ser determinante para garantir que as ações que ainda não estão formuladas sejam mais consistentes e pautadas em dados reais.

Crie centros de custos

Uma maneira interessante e organizada de preencher a planilha de fluxo de caixa é criar centros de custos para cada despesa e receita. A visualização numérica tem uma representatividade gráfica maior do que simplesmente descrever as contas e incluir os valores em alguma coluna.

Os centros de custos devem ser criados para aglutinar diversos valores que fazem parte de um mesmo contexto numérico de despesa ou receita. Atribuir uma despesa a um centro de custo por departamento facilita os apontamentos e o direcionamento de melhorias que um setor deve promover para equilibrar as contas e tornar a empresa mais competitiva.

Mesmo que você passe a utilizar ferramentas de automação, com parametrização e garantias de resultados sem erros, jamais abandone o conceito e o modo de leitura de uma planilha de fluxo de caixa. Uma solução não elimina a outra e pode ser utilizada de forma complementar.

Você lembra de que lá no início eu disse que a planilha de fluxo de caixa é um passo avançado sobre a concorrência? Depois desse passo a passo foi fácil perceber que realmente trata-se de um diferencial competitivo? Não espere para elaborar uma planilha prática e eficiente na sua empresa.

5 Erros que podem arruinar o seu Fluxo de Caixa

Eu sei que o descontrole no fluxo de caixa é uma das principais razões para o fechamento das empresas. Alguns erros, como misturar finanças pessoais com jurídicas, ser sonhador além do normal, entre outros, podem prejudicar a gestão de pequena empresa. Por isso, para não deixar você cair nessas e em outras armadilhas, fiz aqui uma lista com 5 ações que podem arruinar seu fluxo de caixa!

1 Não fazer um acompanhamento diário do fluxo

Normalmente os empresários costumam fazer o fluxo do caixa mensalmente. Mas eu indico que você faça esse controle todos os dias, já que dessa forma saberá o quanto está gastando e a quantidade que terá que economizar no futuro para não prejudicar o fluxo no final do mês.

2 Misturar as contas pessoais com a empresarial

Um dos maiores erros que pequenas empresas cometem é confundir suas contas particulares com a dos negócios — já vi isso acontecer várias vezes! Para fugir dessa armadilha, a solução é fixar uma quantia mensal que você poderá sacar da conta, como uma espécie de salário. Se as finanças estão curtas no começo do negócio, tente ao menos nos primeiros três meses não mexer no caixa empresarial.

3 Gastar o dinheiro que não entrou ainda no caixa

Você recebeu um cheque pré-datado para daqui um mês ou fez uma venda parcelada em três vezes? Não gaste o valor que nem mesmo entrou no caixa ainda! Isso vai fazer com que o fluxo saia do controle, e você pode se perder em meio a tanta desorganização financeira. Portanto, gaste apenas o que recebeu, para deixar o planejamento mais realista.

4 Não controlar pessoalmente suas contas empresariais

Muitos empreendedores acabam deixando questões financeiras a cargo de seu contador. E este é um erro que deve ser evitado. O ideal é que você acompanhe de perto a rotina da empresa, até em casos de já existir alguém para a função. Se você não pode estar todos os dias na empresa, tente estar por lá no mínimo duas vezes por semana. Muitas vezes um pequeno problema pode se tornar uma dor de cabeça devido a descuidos com o fluxo do caixa. Lembre-se de que o negócio é seu, e ninguém quer cuidar mais dele do que você mesmo!

5 Fugir da realidade

Dados errados, estimativas irreais, entre outras questões que fogem da realidade podem trazer muitos problemas financeiros no futuro para a empresa. Seja o mais realista que puder em suas previsões, para não dar um passo maior do que o que você consegue. A dica é ser ao mesmo tempo pessimista e otimista. Assim, você faz as coisas acontecerem ao invés de ficar esperando milagres!

Se você gostou deste post e aprendeu o passo a passo de como fazer uma planilha de fluxo de caixa, continue navegando em nosso blog e leia agora mesmo como calcular e controlar o capital de giro da empresa. Tenho a certeza de que muito em breve você será um especialista no assunto!

Rodrigo Ventura
Rodrigo Ventura

Rodrigo Ventura é engenheiro e mestre em venture capital. Foi sócio de uma gestora de fundos por 10 anos. É o fundador da Escola do Financeiro, onde ajuda empresas a terem um financeiro mais estratégico. Foi o primeiro mentor da rede Endeavor em Santa Catarina, é instrutor do SEBRAE, da aceleradora Darwin e é embaixador de gestão financeira do projeto ACATE Startups.

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