Notas Fiscais Eletrônicas: Como facilitar a emissão de NF-e na sua empresa?

Notas Fiscais Eletrônicas: Como facilitar a emissão de NF-e na sua empresa?

Eu sei, notas fiscais eletrônicas não fazem parte do rol de assuntos preferidos dos empreendedores, mas elas são essenciais às empresas. A NF 4.0, novidade de 2017, facilita a emissão desse documento e vem ajudar você a gerir o seu negócio.

Esse recibo serve de controle para o pagamento de tributos pela indústria e pelo comércio, promove a atuação corporativa em conformidade com a lei e permite sua manutenção no mercado.

Como seu empreendimento precisa emitir nota fiscal sobre toda transação comercial realizada, o governo vem implantando medidas tecnológicas para aprimorar o cumprimento dessa obrigação.

Quer saber mais sobre o assunto? Siga comigo na leitura deste post!

Notas fiscais: a importância de sua emissão

 

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A tributação incidente nas atividades comerciais e industriais é vital à prestação de serviços pelo Estado. Ela alimenta os cofres públicos municipais, estaduais e federais, servindo de receita para os investimentos do governo nos setores imprescindíveis à vida em sociedade.

As notas fiscais compõem a base de cálculo dos tributos a serem pagos pelos empreendimentos, mas não é só isso: elas dão ao consumidor garantia quanto ao produto ou serviço adquirido ou prestado.

Além disso, elas documentam transações entre pessoas jurídicas, como quando você compra mercadoria dos seus fornecedores.

Sempre que falo sobre o tema, gosto de ressaltar: notas fiscais são prioridade na rotina de trabalho de todo tipo de empresa, independentemente do porte ou segmento.

Simples erros ou esquecimentos na hora de emitir essa espécie de recibo geram multas, são categorizados como infração e, na pior das hipóteses, como sonegação fiscal, crime tipificado no art. 1º da Lei 8.137/1990.

Notas fiscais eletrônicas: dicas para uma boa gestão

 

dicas para uma boa gestão de notas fiscais

 

O advento da tecnologia alterou processos empresariais, promovendo melhorias — entre elas, a emissão de notas fiscais eletrônicas, prática implantada no mercado nacional desde 2006.

Esse sistema substitui a escrita à mão, agiliza a elaboração do documento e é eficaz não somente para o empresário, mas também para o Fisco e o consumidor.

Com a NF-e o empreendedor já não precisa mais de espaço físico para guardar a papelada, agora substituída por um arquivo digital, mais seguro. Além disso, você também tem fácil acesso a ele, otimizando a atuação de seus contadores.

O Fisco também tem vantagens: a plataforma eletrônica é menos suscetível a fraudes e permite maior comunicação com os estabelecimentos. Assim, os dados são obtidos mais rapidamente e a um custo inferior, aprimorando o controle fiscal sobre as empresas.

Por fim, os compradores também saem ganhando com as notas fiscais eletrônicas em razão da segurança conferida pelo sistema.

No modelo B2C o consumidor pessoa física tem a segurança de que o imposto pago ao adquirir o produto ou usar o serviço foi efetivamente repassado aos cofres públicos. Ademais, como o envio do documento pode ser feito por meio digital, o controle financeiro do indivíduo é potencializado.

Quanto ao B2B, uma pessoa jurídica que compra da outra não precisa digitalizar o recibo e pode recebê-lo até antecipadamente, contribuindo para seu controle de estoque, de contas a pagar e de planejamento da logística.

Como a NF-e é tão ágil e eficaz, reduz a burocracia e ajuda na gestão do seu empreendimento, eu trouxe algumas dicas valiosas para facilitar a emissão de notas fiscais no seu negócio. Fique de olho!

Certificado digital

 

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O primeiro passo para emitir uma nota fiscal é adquirir um certificado digital, que serve para comprovar a autenticidade do arquivo. Para isso, procure junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) uma autoridade certificadora credenciada.

De maneira geral, a empresa emissora da nota fiscal vai utilizar o certificado digital para assiná-la eletronicamente (e-CNPJ), responsabilizando-se pelas informações prestadas e conferindo validade jurídica ao documento.

Organização das notas fiscais eletrônicas

 

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Seu armazenamento e validação podem ser feitos pelo DANFE (arquivo auxiliar e simplificado da NF-e) por meio da criação de categorias para guardar as notas. Estabeleça critérios relevantes, por exemplo: tipo de transação, produto, região, data, entre outros tipos de classificação.

Além disso, é possível limitar o acesso apenas a pessoas autorizadas, evitando a alteração de informações ou o extravio de documentos por outros usuários.

Realização de backup

 

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Dados são ativos extremamente importantes, tanto para manter o que você sabe sobre os seus clientes a salvo quanto o seu controle administrativo da empresa. Imagine ter seu balanço financeiro divulgado, números e comunicações com parceiros, fornecedores e outras pessoas jurídicas com quem você se relaciona expostos.

Para evitar situações comprometedoras do histórico de transações, é fundamental fazer backups periódicos, protegendo todas as informações e mantendo-as em segurança. Muitos softwares de gestão fornecem tal serviço com o armazenamento em nuvem, guardando automaticamente todas as alterações realizadas.

Acompanhamento de todos os processos

 

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É imprescindível ao gestor acompanhar todas as movimentações que envolvem notas fiscais eletrônicas. Ao coordenar prazos, valores e a emissão de NF-e, você evita atrasos de pagamento e até mesmo o descompasso financeiro de seu negócio.

Manter um controle efetivo oferece ao empresário uma melhor utilização do tempo, realizando as tarefas com maior qualidade e agilidade. Existem plataformas de tecnologia especializadas na administração desse tipo de documento, auxiliando na padronização dos processos, tornando tudo mais simples e fácil.

Uso de um software emissor

 

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Para emitir NF-e é preciso que o usuário encontre um software gerador de notas fiscais eletrônicas, especialmente programado para essa finalidade.

O suporte oferecido por esse tipo de prestadora vai além, contribuindo com a gestão empresarial. Entre outros benefícios estão a redução ou até mesmo a eliminação dos erros de digitação, bem como a automatização dos processos de preenchimento, envio e armazenamento.

Além disso, é possível integrar todos os setores da empresa com a adoção de um sistema de gerenciamento de vendas e emissões de notas fiscais, tornando os processos de compras, devoluções, fornecimento, importações e emissões digitalmente sincronizados.

Confie no que digo: o uso de um software emissor agiliza o setor financeiro, desburocratiza processos, reduz custos e aumenta a produtividade, eliminando tarefas manuais e otimizando o tempo.

 

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NF 4.0: o novo modelo das notas fiscais eletrônicas

 

Nota fiscal 4.0

 

Essa nova versão substitui a 3.10 e entrou em período de testes em novembro de 2017, sofrendo gradual implantação desde então. Ela foi incrementada pela Nota Técnica 2016.002do Encat (Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais).

Esse evento une representantes da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de todo o país e busca pela uniformização das práticas adotadas por cada uma de suas instituições espalhadas pelo território brasileiro.

Como a tecnologia serve para facilitar a rotina de trabalho, ela deve estar em constante evolução para acompanhar as necessidades dos seus usuários, sendo justamente essa a finalidade da NF 4.0.

Seu lançamento atendeu às solicitações do mercado, demandas de empresários e contadores, trazendo maior transparência, segurança e confiabilidade ao preenchimento das informações no documento.

Mas essa nova versão se aplica a quem? Às empresas que realizam operações envolvendo bens e mercadorias, mas o empreendedor não precisa ficar assustado.

Como as alterações são técnicas, ligadas à programação sobre a qual se operam os sistemas emissores de notas fiscais eletrônicas, cabe às fornecedoras desses softwares a adaptação.

Mudanças promovidas pela NF 4.0

Quer saber um pouco mais sobre as mudanças promovidas pela NF 4.0? Eu trago mais informações sobre elas na sequência.

Alteração do protocolo

Se a NF 3.10 adotava o SSL, a atualização realizada pela NF 4.0 adota o TLS 2.1 ou padrão de comunicação superior a ele. Esses certificados digitais lidam com criptografia, essenciais para resguardar as informações geradas nas notas fiscais eletrônicas.

O SSL era mais vulnerável, enquanto o novo protocolo oferece maior proteção às interações virtuais envolvendo transferência de dados. Assim, movimentações realizadas por e-mail (SMTP) e o uso de navegadores online (HTML) passam a ser mais seguras.

Fundo de Combate à Pobreza (FCP)

Previsto no art. 82 do ADCT (Ato das Disposições Constitucionais Transitórias), esse fundo já não é mais calculado juntamente com o ICMS na NF 4.0 — o referido imposto serve para calcular o valor devido ao FCP.

Novos campos foram inseridos — como “Base de cálculo” e “Ocorrência da retenção aplicada” —, alterando o layout até então conhecido da atualização 3.10.

Formas de pagamento

Agora já não basta identificar se o produto foi pago a prazo ou à vista, sendo necessário inserir o meio utilizado na compra (cartão de crédito ou débito, cheque e dinheiro).

Tal informação serve inclusive para o controle dos hábitos de consumo no Brasil pelos órgãos governamentais, orientando políticas e adoção de medidas financeiras voltadas ao perfil do consumidor brasileiro.

Informações de pagamento

Essa categoria agora contempla também novos códigos fiscais, como o 14 (duplicata mercantil), o 15 (boleto bancário) e o 90 (sem pagamentos). A adaptação evita maiores confusões, já que o uso do número 90, por exemplo, serve para ajustes na nota fiscal.

Imagine: se um comprador recebe um produto em vez de outro, o faturamento feito de forma equivocada pode ser facilmente identificado com a numeração apropriada.

Identificação da NF-e

Esse grupo conta com nova opção no campo “Indicador de presença”, referente ao modo pelo qual a operação de compra e venda foi realizada (presencialmente, pela internet ou por telemarketing).

O novo layout da NF 4.0 admite agora a opção 5, correspondente a “Operação presencial fora do estabelecimento”, contemplando o caso das vendas ambulantes.

Informações do transporte

Duas novas modalidades foram incrementadas: “Transporte próprio por conta do remetente” e “Transporte próprio por conta do destinatário”.

Isso atende à dinâmica do mercado, pois estabelecimentos e compradores já não precisam contratar terceiros para a mercadoria sair ou chegar aonde deve.

Rastreabilidade do produto

Entre as novidades no layout da NF 4.0 está esse campo, devendo constar ali informações sobre controle de lote de bens tutelados pela regulação sanitária.

É o caso de itens odontológicos e veterinários, bebidas e medicamentos, cujos códigos cadastrados junto à Anvisa devem passar a ser informados.

Indicador de escala relevante

Quais produtos não se submetem ao regime de substituição tributária? A resposta a essa questão evita o pagamento de impostos indevidos e a quitação de tributos devidos de forma equivocada, gerando o caos na contabilidade da empresa.

A nova versão da nota fiscal eletrônica implantada agora responde à tal indagação, atendendo à regulamentação tributária quanto ao ICMS e o ISS.

Eu sei que esses assuntos contábeis e tributários são complicados e dão dor de cabeça no empresário, mas acredito que você agora esteja mais convencido das benesses da NF 4.0. Portanto, um sistema emissor bem programado e de suporte eficiente pode ser o diferencial para você cumprir com suas obrigações legais e fiscais!

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Marco Zanini

Diretor da NFe do Brasil e da Dimano networks, Zanini é empreendedor e tem a visão afiada para identificar oportunidades de negócios, pensando sempre nas necessidades dos clientes para criar novos produtos. Seu conhecimento em finanças é amplo, e aqui no Guia ele ajuda empreendedores do Brasil inteiro respondendo as suas dúvidas mais comuns.

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