Quais ferramentas de gestão minha empresa precisa ter?

Quais ferramentas de gestão minha empresa precisa ter?

É, amigo, ser empreendedor exige de nós a capacidade para cobrar o escanteio e ainda correr para cabecear. Desde a ideia do negócio até o acompanhamento de cada atividade, atuamos como se fossemos uma equipe, quando, na maioria das vezes, estamos sozinhos. Além de tudo, muitos de nós estão apenas começando a jornada e ainda não sabem ao certo quais são as ferramentas de gestão e como elas podem incrementar os esforços para o crescimento da empresa.

Por isso, resolvi montar uma lista de ferramentas para minimizar o gasto de energia e gerar mais tranquilidade em sua rotina. Além disso, falarei sobre o que são ferramentas de gestão, qual a sua importância para as organizações e que passos seguir para escolher as opções ideais de acordo com o seu negócio.

Para organizar as ferramentas, separei algumas áreas principais que estão presentes em todo tipo de negócio: vendas, finanças, marketing, estratégia, gestão de pessoas, administrativo e operacional e jurídico. Também há uma área bônus no final do post. Confira!

O que são ferramentas de gestão?

Para obter o resultado almejado, as empresas necessitam de meios que possibilitem a execução dos seus processos da forma mais simplificada possível. Basicamente, as ferramentas de gestão são os instrumentos que facilitam esses procedimentos.

Ações como organização de tarefas, troca de informações de maneira precisa entre setores, eliminação de discrepâncias, minimização de erros e aumento de produtividade são viabilizadas por meio da adoção dessas ferramentas.

Em suma, são aplicações que permitem implementar e controlar atividades essenciais ao desenvolvimento do negócio.

Quais são as ferramentas de gestão mais conhecidas?

Agora que você já sabe o que são ferramentas de gestão, é hora de conhecer as principais. Confira nossa lista, a seguir.

Análise SWOT

Primeiramente, destaco as palavras que formam o acrônimo SWOT: strengths, weaknesses, opportunities e threats. Traduzido para o português temos: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Em suma, esse tipo de ferramenta analisará o planejamento estratégico de sua empresa, levando em consideração todo o cenário empresarial. Seu principal objetivo é verificar os pontos fracos e fortes do negócio, a fim de fortalecê-lo no mercado e, assim, destacá-lo da concorrência.

Matriz BCG

A Matriz BCG ajudará você a reconhecer o valor de seus serviços ou produtos, fazendo com que a tomada de decisão seja realizada de maneira mais eficiente e adequada para cada tipo de situação.

Por meio dessa ferramenta será possível realizar uma análise gráfica do que é oferecido pelo seu negócio, a fim de auxiliar na projeção do futuro da empresa. As etapas desse processo se baseiam em:

  • relacionar tudo o que será avaliado, isto é, listar o que é oferecido ao cliente;
  • determinar o volume de vendas. Nesse momento, é importante registrar a quantidade das vendas, e não os valores envolvidos;
  • encontrar a taxa de crescimento. Aqui, você precisa seguir esta fórmula: taxa de crescimento = volume atual – volume anterior / volume anterior x 100%;
  • ordenar os resultados obtidos, sempre de forma crescente;
  • elaborar um gráfico. Essa é a hora de reunir todas as informações adquiridas nos passos anteriores.

Matriz de Ansoff

A Matriz de Ansoff auxiliará você a analisar a situação da sua empresa no ramo de atividade em que está inserida. No entanto, seu foco é informar se o mercado já oferece os serviços ou produtos que serão comercializados ou se as ideias são inovadoras. Assim, é possível avaliar se o que será oferecido ao consumidor é algo exclusivo da marca ou não.

Essa ferramenta deve ser utilizada no seu planejamento estratégico, pois ela vai gerar elementos para a criação de estratégias eficientes e concisas, de acordo com cada tipo de serviço ou produto.

Quais são os benefícios das ferramentas de gestão?

Uma empresa tem vários setores, cada qual com suas atribuições e particularidades. Ou seja, cada área demanda atenção focal para que o empreendimento se solidifique e cresça de forma duradoura.

A boa notícia é que nos dias de hoje existem ferramentas específicas para atender às necessidades de cada setor da sua empresa, automatizando (sempre que possível) as atividades administrativas ou de produção e tornando todo o processo muito mais simples, seguro e ágil.

A seguir, apresento a importância e os benefícios que esses recursos podem trazer aos setores mais comuns de uma empresa. Confira!

Finanças

Sem finanças a empresa não sobrevive, e essa premissa nos leva a imaginar que temos que ganhar mais e mais dinheiro, certo?

Entretanto, existem empresas que ganham bastante dinheiro, mas não conseguem controlar seu fluxo de caixa. Esse, aliás, é um dos principais patrimônios de uma empresa e, mesmo assim, é desprezado por muitos gestores e empresários.

GestãoClick é um software capaz de sistematizar o processo de vendas e viabilizar a condução de outros aspectos financeiros do negócio, como o fluxo de caixa, a emissão de notas fiscais e de ordens de serviço e até o controle do estoque. Tudo isso integrado aos diversos setores da empresa.

Além disso, ele ajuda a controlar melhor as vendas, de uma maneira muito intuitiva e simples, tornando-se uma ferramenta interessante principalmente para quem trabalha com pedidos de produtos e orçamentos. Nesses casos, dados referentes à venda estarão registrados no sistema, tornando a negociação mais rápida e eficaz.

Vendas

Para a empresa, nada é mais importante do que satisfazer, conquistar e reter clientes. Afinal, eles são os responsáveis pela entrada de recursos financeiros no negócio.

Algumas ferramentas são realmente úteis para que essa relação se mantenha firme e saudável. Um bom exemplo são os softwares de Gestão de Relacionamento com o Cliente, usados por empresas para gerir o atendimento à sua base de clientes.

Como o próprio nome já diz, essas ferramentas têm como foco as atividades de proximidade com o consumidor, executando rotinas que permitem armazenar e verificar diversos dados sobre as interações entre a empresa e os clientes e, assim, possibilitando uma abordagem personalizada e otimizada, gerando mais satisfação e eficácia no processo de venda.

Pipedrive é um exemplo de software de Gestão de Relacionamento com o Cliente. Ele permite visualizar de forma intuitiva a jornada dos compradores e preparar os próximos passos das negociações, além de registrar o trabalho de toda a equipe e os dados de cada ação de interação.

Essa ferramenta também possibilita o rastreamento automático dos e-mails, chamadas e progressos, ajudando você a focar naquilo que realmente é necessário. Sem contar que ele oferece uma visão mais ampla do processo de vendas, melhorando a sintonia de toda a equipe.

Marketing

Para quem mantém um canal de vendas e/ou marketing online, LeadLovers é o aliado ideal para atrair audiência. Essa plataforma automatiza o envio de e-mails, cria páginas de internet e viabiliza interações via redes sociais, funcionando em consonância com o seu software de gestão de clientes.

Um outro investimento necessário para incrementar o marketing online é a implementação de uma loja virtual, ação que traz uma imagem ainda mais profissional para a empresa. O Nuvem Shop é o mais indicado nesse caso, pois oferece opções de múltiplos parcelamentos, cálculo automático de fretes, customização do site de acordo com o seu negócio, além de muitas outras funcionalidades.

Administrativo e operacional

São os setores administrativo e operacional que mantêm o negócio girando. Na realidade, o empreendedor precisa dividir a sua atenção entre tantas funções da cadeia do seu negócio, que, na maioria das vezes, não consegue executar com excelência nenhuma delas.

Entretanto, é possível sim fazer várias coisas ao mesmo tempo e com excelência — sobretudo com a utilização de um ERP(Enterprise Resource Planning), que nada mais é do que um software de gestão empresarial capaz de fazer o controle financeiro, fiscal e contábil da companhia.

TagPlus, por exemplo, integra informações de estoque e da área financeira, emite notas fiscais e boletos, cria lojas virtuais, sistematiza o processo de contas a pagar e a receber e faz muito mais.

Estratégia

Nem todo mundo tem paciência para fazer seu plano de negócio, não é mesmo? E acredite: ele é importante não apenas no início do empreendimento, mas também para qualquer fase de negócio, visto que estamos sempre reorganizando nossas atividades e operações.

No entanto, o plano de negócio é, atualmente, um segundo passo. Antes de tudo, as empresas precisam elaborar o seu quadro de modelo de negócios, uma ferramenta que permite visualizar todas as interações setoriais de uma empresa, considerando nove áreas, que vão desde os clientes até os principais recursos e parceiros. Nesse caso, o Business Model Canvas é uma boa alternativa.

Por meio dele será possível testar, criar e, até mesmo, rever o modelo do seu negócio, pois, como essa é uma ferramenta visual de análise, você conseguirá verificar todos os setores da sua empresa.

Gestão de pessoas

Se a sua equipe está crescendo e precisa de mais controle sobre as tarefas, o Runrun.it é uma ótima saída. Esse software é capaz de incrementar a gestão de tarefas, oferecendo a possibilidade de controlar variáveis como tempo de desenvolvimento e desempenho dos colaboradores. Ele é simplesmente ótimo para estimular a produtividade.

Agendor, por sua vez, é outro grande aliado. Ele possibilita que a equipe trabalhe com mais foco em vendas, ou seja, é essencial para a organização desse setor.

Jurídico

Lidar com as burocracias e particularidades jurídicas do negócio é um dos maiores desafios dos empreendedores. Uma ótima solução para esse problema é o Juridoc.

A ferramenta oferece auxílio jurídico online, possibilitando a realização de ações como o registro da marca, elaboração de diversos tipos de termos ou contratos e cumprimento de formalidades administrativas relacionadas à alteração das empresas, por exemplo.

Outras ferramentas estratégicas

Em minhas últimas experiências, fiquei muito animado com aplicativos de construção coletiva, tanto para o empreendedor e sua equipe quanto para consultores e parceiros acompanharem o andamento, em tempo real, de algumas atividades.

Google Drive, por exemplo, é uma mão na roda quando precisamos armazenar arquivos em nuvem e de maneira gratuita, principalmente para quem já tem uma conta no Gmail. Merecem destaque os editores:

  • Google Docs (para textos);
  • Google Apresentações (para slides);
  • Google Planilhas (importantíssimo para organizar qualquer negócio).

Outro recurso bastante interessante é a ferramenta de compartilhamento de tarefas, que permite que vários usuários trabalhem simultaneamente no mesmo documento, apresentação ou planilha.

Além do Google Drive, há ainda o Dropbox, ferramenta bastante eficaz para armazenamento, organização e edição em nuvem. Gosto de utilizar vários softwares, e também tive uma ótima experiência com o OneNote para a organização de anotações.

E você já ouviu falar em recursos de mapas mentais? Normalmente, são utilizados para organizar informações e trabalhar a criatividade em diversas situações. Nesse tipo de solução, o MindMeister se destaca.

Como escolher as melhores ferramentas de gestão?

Cada tipo de negócio tem suas particularidades, ou seja, características que afetam seus procedimentos internos — um conjunto de ações coordenadas para atingir os objetivos.

Por essa razão, é essencial contar com um software que se adeque às necessidades de cada empreendimento. Existem muitos por aí, é verdade. Mas, se o recurso não funciona de acordo com as necessidades da empresa, ele vai complicar em vez de ajudar, podendo ocasionar, inclusive, prejuízos financeiros.

Para fazer a escolha de forma acertada, é preciso tomar alguns cuidados. Primeiramente, é importante identificar e entender os problemas. Em seguida, deve-se analisar quais das ferramentas disponíveis no mercado se destinam a resolver especificamente essas dificuldades. Finalmente, as soluções escolhidas são empregadas e, posteriormente, avaliadas quanto aos resultados e cumprimento de expectativas.

Mas, como fazer isso na prática?

Você deve estar se perguntando exatamente isso. Mas não se preocupe, também vou ajudá-lo nisso. Confira as orientações a seguir:

  • liste todas as necessidades da empresa;
  • pondere as demandas do seu negócio e organize-as por ordem de importância;
  • pesquise plataformas e analise todas as suas potenciais funcionalidades;
  • ordene as ferramentas de acordo com as necessidades mais importantes do seu negócio;
  • analise outros pontos, como custo-benefício, serviços de suporte e atendimento, possibilidade e período de teste gratuito, opiniões de usuários etc.;
  • selecione a alternativa que melhor atenda às suas demandas;
  • se possível, faça um teste gratuito antes de comprá-la;
  • avalie se os resultados esperados foram alcançados;
  • se a avaliação for positiva, adquira a ferramenta ou recomece o processo (se necessário).

Nesse momento, você precisa levar em consideração a gestão de qualidade, uma das ferramentas mais importantes dentro de um negócio. Por meio dela, o produto/serviço é avaliado e fiscalizado desde a sua fabricação até a entrega ao cliente. O controle de qualidade é fundamental para melhorar a experiência do cliente com a marca e evitar incidentes e contratempos para a empresa.

Em um mundo cada vez mais tecnológico, acompanhamos o surgimento de inúmeros aplicativos, softwares e outras ferramentas de gestão. Esses instrumentos foram elaborados para permitir um maior controle prático dos negócios, proporcionando, principalmente, economia de tempo, energia e dinheiro.

E aí, já sabe o que são ferramentas de gestão e de quais delas o seu negócio precisa? Para ficar por dentro de mais novidades sobre esse tema, siga meu perfil nas redes sociais. Você pode me encontrar no LinkedInFacebookTwitterYouTube

Mateus Pinto
Mateus Pinto

Publicitário com 20 anos de experiência. Mateus é diretor de arte da Globalweb corp e Co-fundador da agência de Marketing Digital Neoside.

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